Nozbe

Ogólnie o pracy zdalnej

Czym zajmuje się Wasza firma?

Rozwijamy Nozbe - aplikację do zarządzania projektami i zadaniami.

Czy idea pracy zdalnej była obecna w firmie od początku, czy pojawiła się później?

Praca zdalna to był jeden z głównych filarów tworzenia zespołu Nozbe, który Michał Śliwiński, założyciel i CEO firmy, zaczął budować 11 lat temu.

Co skłoniło Was do wprowadzenia możliwości pracy zdalnej?

Michał nie brał nawet pod uwagę innego rozwiązania. Jego zdaniem praca zdalna, czyli NoOffice (tak nazywamy w Nozbe ten model działania), to przyszłość firm opartych na pracy umysłowej. Możliwości, jakie gwarantują dziś nowe technologie, czas tracony na dojazdy, wzrastający poziom stresu i - oczywiście - kwestia produktywności to najważniejsze argumenty przemawiające za zupełną rezygnacją z firmowego biura.

W jakiej formie praca zdalna funkcjonuje w Waszej firmie?

W Nozbe wszyscy pracują zdalnie. Nie mamy centralnego biura. Główny zespół liczy 25 osób pochodzenia polskiego i komunikujących się po polsku, ale rozsianych po całym świecie. Na stałe współpracujemy z kilkunastoma freelancerami z różnych krajów i różnych stref czasowych. Podstawa komunikacji to aplikacja Nozbe, w której tworzymy projekty, zadania oraz piszemy komentarze i załączamy pliki. Do spraw bardziej doraźnych korzystamy ze Slacka (chat) oraz Zoom (rozmowy video). Ten temat szerzej Michał Śliwiński opisał w swojej książce No Office Apps  oraz na stronie nooffice.org . Poruszamy go też na naszym blogu.

Jakie widzicie największe zalety pracowników pracujących zdalnie?

Pracownicy nie są zmęczeni/sfrustrowani/zestresowani podróżą do biura.

Praca zdalna pozwala nam mieszkać, gdzie chcemy (pod warunkiem, że jest dostęp do Internetu). Miejsce zamieszkania może być wyborem w żaden sposób niezwiązanym z pracą.

Nie trzeba działać w godzinach pracy biura, można go dostosować do własnego rytmu oraz do pory roku, pogody, poziomu energii.

Nikt nie przeszkadza w pracy, nikt nie może po prostu podejść i przerwać Ci pracy, chyba że mu na to pozwolisz.

NoOffice gwarantuje więcej czasu na pracę w skupieniu, podczas której osiąga się najlepsze rezultaty, popycha się projekty do przodu i opracowuje najlepsze rozwiązania.

Firma zaś nie ponosi kosztów posiadania i/lub utrzymania biura, a zaoszczędzone środki może inwestować w rozwój i w pracowników (m.in. przez dofinansowanie sprzętu i wyposażenia domowych biur).

Rekrutacja pracowników zdalnych

Jakich cech szukacie w kandydacie na stanowisko umożliwiające pracę zdalną?

W ogłoszeniach zawsze wspominamy o dobrej znajomości języka angielskiego; chęci i umiejętność samodzielnej pracy z domu oraz dobrej organizacji pracy. Wiemy jednak, że niewiele kandydatów ma doświadczenie w pracy zdalnej i dopiero “w praniu” wychodzi to, jak sobie z nią radzą. Stawiamy na zaufanie i zaangażowanie a potem obserwujemy :)

Jak wygląda proces rekrutacji pracowników zdalnych?

W zasadzie niczym nie różni się od procedur wykorzystywanych w firmach z biurami stacjonarnymi. Tworzymy i promujemy ogłoszenie, zbieramy zgłoszenia, robimy selekcję, mailowo odzywamy się do wybranych osób, prosząc o wykonanie “zadania domowego”, które pozwoli nam sprawdzić ich wiedzę oraz tok myślenia. Osoby, które najlepiej je wykonują zapraszamy na video-rozmowy prowadzone przez Zoom. Jeśli to możliwe, na samym końcu, gdy jesteśmy już przekonani o słuszności naszego wyboru, organizujemy spotkanie pracownika mieszkającego najbliżej kandydata z tymże kandydatem :) Przede wszystkimi po to, aby zatrudniona osoba zyskała poczucie bezpieczeństwa - zobaczyła, że zaczyna pracę - mamy nadzieję, że na lata, z “żywymi” osobami :)

Ważne jest to też to, że podczas całego procesu rekrutacji obserwujemy, jak kandydat się z nami komunikuje, m.in. jak pisze maile: jak szybko, jak dokładnie, czy rozumie, czego się od niego wymaga i czy umie jasno wyrazić swoje potrzeby. Analizując samą korespondencję, można wyciągnąć wiele wniosków.

Czy korzystacie z usług zewnętrznych firm poszukując pracowników zdalnych?

Jak dotąd skorzystaliśmy tylko z JustJoin.it i Bulldog Job - ale są to raczej ogólne serwisy ogłoszeniowe.

Jak wygląda wdrożenie nowego pracownika do zespołu?

Mamy na tę okazję przygotowane szablony projektów w Nozbe. Najbardziej złożony i dopracowany jest prawdopodobnie ten dla pracowników działu obsługi klienta. Poza tym, wybieramy osobę, która jest opiekunem “żółtodzioba” i która poświęca część swojego czasu na rozmowy i wsparcie nowej osoby. Jak wiadomo, wszystko da się zrobić online - video-rozmowa z opcją współdzielenia ekranu lub “przejęcia kontroli” nad kursorem przez jedną z osób zwykle załatwia wszystkie sprawy :)

Zarządzanie zespołem zdalnym

Co sprawia, że udaje Wam się z powodzeniem pracować zdalnie?

Wypracowywana przez lata kultura organizacji, konkretne zasady komunikacji, odpowiednie narzędzia: Nozbe, Slack, GitHub, Zoom, Dropbox, Dropbox Paper itp.

Ogromną rolę pełni też nastawienie i zdolności przywódcze Michała, naszego CEO :) Musi cały czas pilnować, aby pracownicy byli zmotywowani i widzieli, że robimy coś dobrego, a każdy z nich jest współodpowiedzialny za firmę, czyli ma duży wkład w nasz sukces. Poza tym pamiętamy o tym, że już ponad pół miliona osób spróbowało Nozbe i wiele z nich codziennie właśnie planuje swoje zadania i projekty, otwierając naszą aplikację. To duża odpowiedzialność, ale też niesamowite poczucie dumy i źródło motywacji do dalszego rozwoju.

Jak odbywa się komunikacja w zespole zdalnym?

Komunikacja opiera się na zasadach wypracowanych przez lata i wciąż optymalizowanych. Są one osadzone na koncepcji piramidy komunikacji i potrzebie wygospodarowywania jak największej ilości czasu na pracę w skupieniu. Ważna jest komunikacja asynchroniczna oraz szacunek dla czasu i koncentracji innych. W Nozbe komunikujemy się przede wszystkim poprzez jasno sformułowane zadania i komentarze w nich zawarte. Wykorzystujemy też najlepsze dostępne narzędzia, które przez lata sobie wybieraliśmy i testowaliśmy. Jak wspominamy wyżej - Michał wszystko po angielsku opisał w książce No Office Apps.

Z jakich narzędzi korzystają Wasi zdalni pracownicy?

Znowu odsyłamy do książki i do naszego bloga :) Ale tak, jak wspominamy wyżej, najważniejsze to:

• Nozbe – do zarządzania projektami i zadaniami;
• Github – do zarządzania kodem – w końcu jesteśmy firmą zajmującą się tworzeniem oprogramowania;
• Dropbox Paper – do pracy nad dokumentacją (tutaj również komentujemy różne rzeczy, ale jednocześnie pamiętamy, aby przenosić wszystkie ważne wątki/dyskusje/argumenty do Nozbe);
• Dropbox – do współdzielenia plików i folderów;
• Zoom - do spotkań audio/video
• Google Docs – do współdzielenia arkuszy kalkulacyjnych i plików tekstowych;
• Evernote – do tworzenia bogatych notatek i dodawania ich jako komentarzy do zadań w Nozbe;
• Slack – nasza główna aplikacja do rozmów, w której także można zastosować niektóre zasady komunikacji asynchronicznej, pod warunkiem, że zespół ma wypracowane zasady redukowania “hałasu” na czacie.

W jaki sposób oceniacie / mierzycie produktywność pracowników zdalnych?

Rzecz jasna po rezultatach ich pracy. Po tym, czy kończą zadania, które na siebie biorą i które są im powierzane i w jakim stylu to robią :) - czy kończą punktualnie, czy owoce ich pracy są dobrej jakości. Ważna jest też proaktywność i umiejętność wzięcia na siebie odpowiedzialności.

Co stanowi największy problem w zarządzaniu zespołem zdalnym?

Trzeba pokonać psychiczną barierę: pomimo iż nie widzę, że ludzie pracują, ufam im, że to robią. Potem i tak wszystko można zweryfikować na podstawie wyników ich pracy. Wielu managerów nie umie sobie poradzić z brakiem “fizycznej obecności” pracowników. Jednak chyba każdy chce pracować z ludźmi, którym można zaufać, a nie których należy kontrolować. Oczywiście, jeśli ktoś to zaufanie nadużyje i będzie regularnie spóźniał się z pracą, to trzeba starać się temu zaradzić, jak w każdej innej firmie. Jeśli mimo prób, ciągle się to nie udaje, czasami trzeba się po prostu pożegnać.

Jak często pracownicy muszą pojawiać się w biurze?

Nigdy. W Nozbe nie mamy biura :)

Jak dbacie o dobrą atmosferę i kulturę pracy w zespołach pracujących zdalnie?

Bazujemy na zaufaniu. Szukamy ludzi, którym możemy i chcemy zaufać, i których nie trzeba kontrolować. Szanujemy siebie nawzajem, cenimy szczerość, uczciwość i poczucie humoru :)

Dodatkowo dwa razy w roku organizujemy „Nozbe Reunion”, w ramach którego wszyscy spotykamy się na tydzień w fajnym miejscu i wspólnie pracujemy oraz wesoło spędzamy czas wolny :) Demokratycznie wybieramy miejsce i hotel, po czym wszyscy się tam zjeżdżamy i „ładujemy baterie” na kolejne pół roku pracy w pełni zdalnej.

Podsumowanie

Jakie macie rady dla firm/zespołów, które rozważają wprowadzenie możliwości pracy zdalnej?

Zamiast myśleć: “Zaufanie jest dobre, ale kontrola lepsza”, uwierzcie, że kontrola jest dobra, ale zaufanie - sto razy lepsze! Poza tym, wykorzystajcie nowe technologie, których możliwości ogranicza dziś jedynie wyobraźnia. Weźcie pod rozwagę firmy, którym ten tryb pracy pozwolił odnieść sukces: Nozbe ;p, Automattic, MySQL i wiele innych.