Produktywność pracy – jak bez problemu wyrabiać się z terminami?

Kto nigdy nie obawiał się, że przekroczy terminy wykonywanych zadań, niech pierwszy rzuci kamieniem. Oczywiście wszystko zależy od ilości obowiązków, które bierzemy na swoje barki. Jednak czasem jedno, żmudne zadanie potrafi nasz kosztować tyle czasu i energii co kilka mniejszych. Czasem po prostu ciężko jest zebrać się do pracy, co wcale nie oznacza, że jesteśmy leniwi albo mało profesjonalni. Jednego dnia czujemy nieustanne zmęczenie materiału. Drugiego zaś weny mamy pod dostatkiem i jesteśmy wręcz zaskoczeni swoją wydajnością. Jak zatem mieć poczucie, że mimo gorszych dni nasza produktywność pracy jest na najwyższym poziomie?

Co wpływa na wydajność naszej pracy?

Niezwykle trudno jest utrzymać równy poziom skupienia na swoich obowiązkach przez cały tydzień. Wszyscy mniej więcej znamy ten problem. Dotyczy on zarówno freelancerów, jak i pracowników na etacie. Niezależnie od tego, czy trzymamy się schematu 40 godzin od poniedziałku do piątku, czy też pracujemy zadaniowo, wraz z upływem dnia opuszcza nas motywacja, a na jej miejsce wskakuje zmęczenie. W rzeczywistości ten stan spadku energii i wydajności zależy od wielu czynników.

Nie doceniamy swojego czasu…

… i marnujemy go na czynności niezwiązane z pracą, zastanawiając się równocześnie “o co chodzi z tą produktywnością?”. Nie zdajemy sobie sprawy z tego, ile godzin ucieka nam w ten sposób w ciągu tygodnia.

Dopiero liczby są w stanie otworzyć nam oczy – w końcu z twardymi dowodami się nie dyskutuje, prawda? Takich danych dostarczają nam raporty generowane przez narzędzie do mierzenia czasu pracy.

Planujemy pracę w niewłaściwy sposób…

… albo w ogóle nie trzymamy się żadnego planu. Część z nas idzie na żywioł i całkiem nieźle to wychodzi. Badania jednak pokazują, że ludzki mózg preferuje zorganizowany tryb pracy, przynajmniej w pewnym stopniu.

Tymczasem często zdarza się nam zapisywać zadania do zrobienia na karteczkach, które łatwo giną, a później płakać, że z głowy uciekają nam najlepsze pomysły. W dobie rozwiązań online lub dobrze skonstruowanych drukowanych planerów, taki prosty sposób zarządzania zadaniami przestaje zdawać egzamin.

Nie dbamy o sen

W nawale pracy trudno o czas na przyzwoity relaks. W nawale obowiązków zapominamy, że odpowiednia dawka snu jest niezwykle ważna dla organizmu. Mózg potrzebuje odpoczynku, żeby reszta ciała mogła funkcjonować w prawidłowy sposób. Nic bardziej nie rozprasza niż opadające ze zmęczenia powieki i tęsknota za ciepłą kołdrą.

Dlatego nie zapominajmy o tym, że wyniki naszej pracy zależą również od tego, czy jesteśmy w stanie dobrze się wyspać. Nie zabierajmy swoich obowiązków do łóżka – sporo osób pracujących zdalnie jeszcze spod kołdry odpowiada na maile i robi research dla kolejnych zadań. To zatarcie granicy między miejscem pracy, a miejscem relaksu ma niekorzystny wpływ na jakość odpoczynku.

Ponadto, sen pełni niezwykle ważną rolę w prawidłowym przebiegu procesów myślowych. Coraz trudniej o skupienie i koncentrację, a co za tym idzie – zwiększa się ryzyko popełniania błędów, zmniejsza się zdolność analizy i właściwej oceny sytuacji. Już po dwóch dobach niedospania działamy chaotycznie i nie jesteśmy w stanie podjąć błyskawicznych decyzji.

Zapominamy o przerwach

Obniżona wydajność objawia się m.in. trudnościami w utrzymaniu skupienia, brakiem chęci do działania i ogólnym spadkiem motywacji.

Osoby pracujące z tekstem z pewnością zauważą brak weny, księgowym cyferki będą dwoić się w oczach, a graficy będą zaskoczeni pomysłami, jakie stworzyły ich zmęczone mózgi.

Chwila wytchnienia potrafi czynić cuda, gdy czujemy, że opadamy z sił. Niezależnie od liczby przepracowanych godzin każdy z nas potrzebuje przerwy – zmiany otoczenia, oderwania się się od pracy.

Nie musi to oznaczać radykalnego oderwania się od obowiązków. Jeżeli faktycznie nadmiar zadań sprawia, że nie możemy w pełni oddać się przyjemności płynącej z błogiego relaksu, po prostu odejdźmy od naszego narzędzia pracy, zróbmy sobie ulubiony napój i spróbujmy poszukać inspiracji do dalszych projektów.

Jeśli zdarza nam się pracować z domu (co w okresie pandemii zyskało na popularności) możemy pozwolić sobie na krótką, regeneracyjną drzemkę, która z pewnością poprawi efektywność i produktywność pracy. W znalezieniu czasu na taki relaks pomoże technika Pomodoro – jedna z metod pracy w systemie interwałowym. Polega ona na dzieleniu godzin pracy na sekcje, w których wykonujemy swoje obowiązki oraz przerwy między nimi. Interwały trwają zazwyczaj tyle samo (bazowe założenie w tej technice to 25 minut), a oddzielają je 3-5 minutowe pauzy. Po czterech “roboczych” interwałach należy zrobić dłuższą, nawet półgodzinną przerwę, którą spożytkować możemy właśnie na drzemkę.

Robimy X rzeczy jednocześnie

Ile razy w całej swojej karierze zdarzyło ci się zacząć kilka rzeczy naraz i nie skończyć z dobrym wynikiem żadnej z nich? Multitasking w trakcie wykonywania codziennych obowiązków odbija się na poziomie skupienia – nie jesteśmy bowiem w stanie rozłożyć naszej uwagi równomiernie pomiędzy zadania do wykonania.

Życie zawodowe miesza się z prywatnym

To problem, który dotyczy zarówno freelancerów, jak i osób pracujących na etacie w szczególności po przejściu w system home-office. W nowej rzeczywistości część osób natrafiła na spore trudności z oddzieleniem przestrzeni zawodowej od osobistej, na co wpływ miały m.in. warunki ekonomiczne i socjalne. Jednym z głównych problemów, z którymi przyszło się im zmierzyć, było wydzielenie w domu osobnego miejsca na potrzeby tymczasowego biura.

Problem ten dotyczy jednak nie tylko kwestii materialnych, bowiem niekorzystny wpływ ma niewłaściwy stosunek czasu poświęcanego na pracę i odpoczynek. Bywają dni, gdy nieustanne myślimy o tym, co mamy jeszcze do zrobienia w trakcie momentów, które z założenia powinny być wolnymi od obowiązków. Pamiętaj, że takie zagranie może być nie fair nie tylko w stosunku do samego siebie, ale i swoich bliskich/zwierzęcia/przyjaciół, którzy, przebywając z tobą, oczekują, że poświęcisz im kilka godzin ze swojego cennego czasu w ciągu dnia.

Jak poprawić produktywność pracy?

Spójrzmy prawdzie w oczy – chcąc zadowolić swoich klientów, zapominamy czasem o sobie. W efekcie stajemy się mniej wydajni, a wyniki naszej pracy niezbyt zadowalające, co sprawia, że brak nam sił do realizacji kolejnych projektów. Taki stan prowadzi bezpośrednio do wypalenia zawodowego.

Są jednak sposoby na to, by bezboleśnie podkręcić nieco produktywność, a ich stosowanie z pewnością poskutkuje poprawą wydajności pracy.

Korzystaj z narzędzi wspomagających pracę zespołową

Obsługując kilku klientów jednocześnie, wysyłasz pewnie kilkanaście maili dziennie. Nic w tym dziwnego – wciąż jest to jeden z najpopularniejszych sposobów komunikacji biznesowej. Tymczasem istnieje wiele narzędzi, które są w stanie z powodzeniem zastąpić niekończące się pasmo wiadomości, a co za tym idzie – pozytywnie wpłynąć na kwestię produktywności pracy. Wiesz, że rozpraszanie się czytaniem maili i odpowiadaniem na nie kosztuje nas 90 minut dziennie?

Myślisz, że używają ich jedynie firmy? Nic bardziej mylnego, na rynku SaaS jest wiele aplikacji, które oferują plany przygotowane z myślą o freelancerach lub małych zespołach.

Korzystając z systemu do zdalnej współpracy, masz możliwość:

• przechowywania wszystkich informacji o projektach w jednym miejscu,
• prowadzenia rozmów w czasie rzeczywistym zarówno z klientami, jak i z innymi osobami, z którymi współpracujesz,
• zaproszenia swoich klientów do współpracy tak, aby na bieżąco byli informowani o postępach,
• zarządzania bieżącymi zadaniami oraz planowania następnych działań,
• śledzenia progresu wykonywanych zadań (świetnie, jeśli narzędzie oferuje widok osi czasu – jesteś w stanie wtedy szybciej sprawdzić własne obłożenie pracą dla danego okresu),
• automatyzacji pracy dzięki oferowanym przez narzędzia integracjom.

Wybór aplikacji zależy od wielu czynników, jednak przede wszystkim – od Twoich potrzeb.

Jeśli temat narzędzi do zdalnej współpracy jest Ci obcy, zerknij na nasze propozycje. Wszystkie działają w chmurze i oferują zarówno wersję przeglądarkową, jak i desktopową oraz mobilną. Dzięki temu można z nich korzystać niezależnie od miejsca i być w stałym kontakcie ze swoimi klientami.

Zarządzanie projektami i zadaniami – Asana

Niezwykle przejrzyste narzędzie do zarządzania projektami, które pozwoli ci uporządkować codzienne obowiązki. Model w jakim działa – wykres danych – świetnie ilustruje obłożenie pracą i pomaga trzymać rękę na pulsie w kwestii nieprzekraczania terminów. Zespoły cenią sobie Asanę za transparentność w kwestii codziennej współpracy. W przejrzysty sposób pokazuje ona też zależność działań członków zespołu i ich wpływ na efekt końcowy projektu.

Darmowy plan oferuje nielimitowaną ilość projektów, zadań i wiadomości, a także widok listy, tablicy i kalendarza. Zespoły o większych potrzebach mogą zaś wybierać spośród kilku płatnych wariantów, dopasowując oferowane w nich funkcje do swojego stylu pracy.

Komunikacja – Slack

Slack jest narzędziem wspomagającym komunikację asynchroniczną. Freelancerom umożliwia kontakt z klientami w jednym miejscu bez wysyłania nieskończonego łańcuszka emaili. Zespołom zaś platforma służy codziennemu kontaktowaniu się zarówno w grupie, jak i między pracownikami. Narzędzie to można w pełni dostosować do potrzeb organizacji, tworząc kanały dla osobnych projektów lub tematów. Ponadto, dzięki szerokiemu wachlarzowi integracji można połączyć funkcjonalność Slacka z używaną przez zespół aplikacją do zarządzania zadaniami.

Darmowy plan zakłada limitowaną ilość rozmów. Ich historia jest jednak wciąż dostępna po wykupieniu jednego z płatnych pakietów. Jednak już podstawowy oferuje dodatkowe miejsce do przechowywania, współdzielenie ekranu oraz rozmowy video do 15 osób.

Zarządzanie czasem – TimeCamp

Wiedza o tym, ile czasu zazwyczaj poświęcamy na konkretne aktywności w ciągu dnia, jest niezwykle cenna w procesie podnoszenia własnej produktywności pracy. Danych tych dostarczy nam TimeCamp, wszechstronne narzędzie do monitorowania czasu pracy. Dzięki działającej w tle aplikacji desktopowej godziny zliczane są automatycznie, a timesheety wypełniają się same wpisami czasu i aktywnościami komputerowymi (oczywiście, jeśli użytkownik wyrazi taką chęć). Nie musimy zatem tracić czasu na żmudne wypełnianie ich samemu.

Dzięki przejrzystej, drzewiastej strukturze projektów zarówno freelancerzy, jak i zespoły mogą w prosty sposób zarządzać czasem przeznaczonym na każde zadanie.

Co więcej, TimeCamp posiada szeroki wachlarz raportów czasu pracy, które umożliwiają zarówno analizę wydajności i produktywności całego zespołu, jak i rentowności projektów.

TimeCamp w darmowym wariancie oferuje nielimitowaną liczbę użytkowników, projektów i zadań. Płatne plany oferują personalizowane raporty, budżetowanie, fakturowanie i inne funkcje, które ułatwiają codzienne zarządzanie czasem i stylem pracy.

Wewnętrzne zarządzanie informacją – Slite

Slite został stworzony z myślą o prostym zarządzaniu wiedzą w zespole. Ułatwia on organizację oraz przechowywanie informacji istotnych z punktu widzenia efektywnej współpracy. Cała baza wiedzy przechowywana jest w jednym, łatwo dostępnym dla użytkowników miejscu, co skraca czas dotarcia do danych i ogranicza udział pośredników – użytkownik nie musi prosić kolegów z zespołu, by wysłali mu plik np. z wytycznymi dla brandingu firmy.

Oprócz edytora tekstu Slite umożliwia również dodawanie wiadomości wideo, co jest szczególnie ważne dla osób ceniących sobie wizualne podejście do rozprzestrzeniania informacji.

Co ważne – Slite oferuje najwyższy poziom bezpieczeństwa przechowywania.

Darmowy plan umożliwia tworzenie do 50 dokumentów przez nielimitowaną liczbę użytkowników. Natomiast w planach płatnych owe restrykcje nie obowiązują.

Umawianie spotkań – Calendly

Dogrywanie terminów spotkań jest dość żmudne, dlatego warto postawić na automatyzację tego procesu. Za pomocą Calendly nasi klienci lub inni członkowie zespołu mogą w prosty sposób zarezerwować nasz czas. Wystarczy jedynie udostępnić swój kalendarz, a narzędzie samo informuje innych o naszej dostępności i wyświetli potencjalne terminy. Następnie, obie strony zostaną poinformowane o dacie spotkania oraz otrzymają potwierdzenie w formie maila.

W darmowym planie możemy podłączyć tylko jeden kalendarz i wybrać jedną długość spotkania (np. 30 minut). Płatne plany rozszerzają te funkcje i pozwalają na lepsze dostosowanie narzędzia do potrzeb zespołu.

Mierz czas pracy

Wiedza o tym, ile czasu zajmuje nam wykonywanie konkretnych czynności, jest bezcenna. Dzięki niej jesteśmy w stanie określić swoją dostępność oraz z powodzeniem planować zadania i kończyć je w wyznaczonym terminie.

Zamiast ciągłego zerkania na zegarek wybierzmy jednak program do ewidencjonowania czasu pracy. Większość z oferowanych obecnie na rynku rozwiązań działa zarówno w trybie przeglądarkowym, jak i posiada aplikację desktopową oraz mobilną. Dzięki temu możemy mierzyć czas pracy niezależnie od miejsca, w którym przebywamy.

Jak wcześniej wspomniałam na przykładzie TimeCampa, Systemy RCP rejestrują godziny pracy automatycznie i same wypełniają timesheety. Na podstawie wpisów czasu można wygenerować raport dla danego okresu, który pokazuje statystyki dla każdego projektu. Dane te służą zarówno jako materiał do analizy czasu poświęcanego na różne aktywności, jak i jako dowód pracy, który możemy pokazać klientom, jeśli rozliczamy się w systemie roboczogodzin. Na podstawie wpisów w prosty sposób wystawimy również fakturę za wykonany projekt.

Oprócz korzystania wszystkich dodatkowych funkcjonalności, podstawowym założeniem systemu RCP jest optymalizacja czasu pracy. Na podstawie pozyskiwanych danych jesteśmy w stanie określić, ile powinniśmy przeznaczyć na dany projekt lub zadanie, co czyni nas bardziej skutecznymi w dotrzymywaniu terminów. Co więcej, integrując time tracker z narzędziem do organizacji pracy (jak w przypadku połączenia TimeCampa i Asany) uzyskujemy dokładne dane dla każdego projektu i zadania.

Automatyzuj żmudne czynności

Po co tracić czas na to, co może zrobić za ciebie aplikacja?

Poprawa produktywności opiera się również na korzystaniu z narzędzi, które automatyzują powtarzalne procesy. Są one bezpieczne i proste w użytkowaniu, a w dodatku często integrują się ze sobą. Dla freelancerów polecane są darmowe rozwiązania, jednak jeśli masz większe potrzeby, wybierz takie narzędzie, które oferuje płatne plany w atrakcyjnej cenie.

Procesy, które warto automatyzować, to przede wszystkim:

• zarządzanie projektami i komunikacja,
• umawianie spotkań (np. z Calendly),
• time tracking (np. z TimeCamp),
• wystawianie faktur (np. z Quickbooks),
• przechowywanie i organizacja danych w chmurze (np. z pakietem Google Workspace),
• sprawdzanie pisowni (przydatne dla copywriterów i content designerów używających na co dzień j. angielskiego – np. z Grammarly),
• spotkania online (np. z Google Meet – świetnie działa w połączeniu z Kalendarzem od Google i Calendly),
• copywriting (np. z SurferSEO),
• publikacje w social mediach (np. z Hootsuite) – już samo tworzenie contentu jest czasochłonne, więc automatyzacja zamieszczania treści da nam więcej czasu na kreatywną pracę.

Podsumowanie

Będąc freelancerami, sami narzucamy sobie styl pracy. Nie musimy się dostosowywać do wymogów firmy, która nas zatrudnia. Często jednak ta dowolność skutkuje pewnym rozluźnieniem w kwestii podejścia do produktywności pracy, zwłaszcza jeśli wykonujemy swoje obowiązki w domowym zaciszu.

Prawidłowa organizacja codziennych zadań, mierzenie godzin spędzanych na aktywnościach zawodowych oraz automatyzacja tego, co aplikacje mogą zrobić za ciebie, z pewnością spowodują zauważalny wzrost czasu, który można kreatywnie spożytkować. Nie ma co się umartwiać i robić wszystkiego samemu ;).

Do tego solidna dawka odpoczynku, dzięki któremu naładujemy baterie i będziemy gotowi do dalszych działań.