Wciśnij Enter, by zobaczyć wyniki albo Esc, by anulować.

JJ Communications

Konsulting · Public Relations

JJ Communications to młoda agencja prowadzona przez doświadczonych praktyków PR i marketingu, entuzjastów nowych technologii i fanów nietuzinkowego podejścia do działań komunikacyjnych.

Zerknij na ich stronę, by zobaczyć szczegóły i imponującą listę klientów.

Całego wywiadu udzielił Kuba Jugo, prezes JJ Communications. Możesz się z nim skontaktować bezpośrednio przez LinkedIn. Oprócz głowy do przemyślanych działań biznesowych, jest też niesamowitym gościem do rozmów na każdy temat.

Ogólnie o pracy zdalnej

Czym zajmuje się Wasza firma?

Zajmujemy się consultingiem komunikacyjnym i public relations. Dbamy o to, żeby różnego typu organizacje biznesowe, najczęściej z obszaru “ekonomii cyfrowej” były w odpowiednim świetle widoczne w mediach. Realizujemy także różnego typu projekty (w tym badawcze) dotyczące rynku pracy, zwłaszcza w kontekście przyszłości pracy - stąd nasze zainteresowanie pracą zdalną.

Czy idea pracy zdalnej była obecna w firmie od początku, czy pojawiła się później?

W przypadku JJ Communications, idea pracy zdalnej pojawiła się jeszcze przed jej powstaniem. Zaczęło się od mojego marzenia, w skali mikro - chciałem być PRowym freelancerem, który jest niezależny od miejsca pracy (chciałem wyjechać za granicę, wówczas mowa była o Kaliforni) i z ewentualną pomocą 1 asystenta w Polsce, świadczy usługi zdalnie. Okazało się, że nie wszystko poszło zgodnie z planem. W niespełna 3 lata, mój mały, freelancerski projekt, urósł do 15 osób, pracujących w 6 różnych lokalizacjach, (w tym z  moją siedzibą, prezesa spółki, na Wyspach Kanaryjskich). Większość członków naszego teamu znała się wcześniej (zawodowo lub prywatnie), kluczem w naszej rekrutacji nigdy nie było miejsce zamieszkania, a raczej osobowość i umiejętności danej osoby. I tę zasadę staramy się kontynuować.

Co skłoniło Was do wprowadzenia możliwości pracy zdalnej?

Po prostu nic nie stanęło na przeszkodzie. W naszej branży, duża część zadań może być wykonywana zdalnie, potrzebny jest tylko komputer i telefon. To często nawet bardzo wygodne. Obecnie, w ramach jednego z projektów realizujemy kilkadziesiąt eventów w całej Polsce - dzięki rozłożeniu teamu po całym kraju, jest to, z technicznego punktu widzenia, łatwiejsze. Ponadto - tak jak wspominałem, kładziemy nacisk na osobowość ludzi, z którymi pracujemy, a ten aspekt nie ma nic wspólnego z miejscem wykonywania pracy.

W jakiej formie praca zdalna funkcjonuje w Waszej firmie?

Praca agencji PR jest z założenia mocno zdalna - bardzo często nasi klienci nie mają nawet siedziby w kraju, w którym świadczymy dla nich usługi. Wyzwania pojawiają się, jeśli w grę wchodzi praca w grupie. JJ Communications jest podzielony na teamy projektowe, które musiały nauczyć się pracować ze sobą na odległość. Skype, Hangout czy nawet FB Messenger to nasze codzienne narzędzia pracy. Aktualnie nasza struktura składa się z 2 biur stacjonarnych (w Warszawie i Mielcu), jednego teamu, który pracuje na stałe u klienta (również w Warszawie, lecz w innej, niż główna siedziba lokalizacji), 1 osoby pracującej z domu w Krakowie, 1 osobie w Poznaniu i ze mnie, na Gran Canarii. Nie liczę tutaj oczywiście naszych stałych współpracowników jak nasza graficzka Natalia, fotografowie, webdeveloperzy, filmowcy itp. Z nimi również działamy zdalnie. Taka struktura jest niestandardowa, generuje wiele wyzwań, ale nauczyliśmy się korzystać z tego, co nam oferuje i wykorzystywać ją maksymalnie efektywnie.

Czym zajmują się pracownicy pracujący zdalnie?

Właściwie wszystkim - od zdalnych brainstormów z innymi członkami teamu, po pisanie tekstów, kontakt z partnerami, przygotowywanie prezentacji dla klientów, rozmowy z dziennikarzami, po prozaiczne rzeczy jak np. rozliczanie projektów i wrzucanie faktur do odpowiednich folderów na dysku sieciowym. Wyjmując spotkania (z klientami, partnerami, dziennikarzami) i organizację eventów, żaden aspekt naszej pracy nie jest geograficznie przywiązany do żadnego miejsca. Wszystko jest kwestią odpowiedniej organizacji pracy.

Co było największą obawą przed wprowadzeniem pracy zdalnej?

Największe obawy dotyczyły mojego “uzdalnienia się” jako prezesa. Po 2 latach intensywnej pracy “na miejscu” wreszcie postanowiłem spełnić marzenie leżące u podstaw stworzenia JJ Communications i wyjechałem aby zamieszkać  na stałe na Wyspach Kanaryjskich. Pierwsze 2 miesiące były okresem uczenia się nowej sytuacji, ale dzięki fantastycznym ludziom w JJ’u, świetnej wspólniczce Joannie i szefowej PRu Dianie - okazało się, że model “zdalny prezes” funkcjonuje nie gorzej, niż układ tradycyjny. Oczywiście wymaga to ode mnie dość częstych podróży do Polski (i nie tylko), ale z perspektywy czasu mogę śmiało powiedzieć - było warto!

Jakie widzicie największe zalety pracowników pracujących zdalnie?

W naszym modelu - właściwie nie rozróżniamy pracowników zdalnych od stacjonarnych, ponieważ dzień pracy, wyjmując oczywiście aspekt lokalizacji, niespecjalnie się różni dla obu przypadków.

Będziemy publikować wywiady z naprawdę fascynującymi osobami. Nie chcesz przegapić żadnego? Zapisz się na naszą listę, a dostaniesz ciekawe analizy i darmowego ebooka!

Rekrutacja pracowników zdalnych

Jakich cech szukacie w kandydacie na stanowisko umożliwiające pracę zdalną?

Takich samych, jak w przypadku rekrutacji do biur stacjonarnych: sumienności, kreatywności, zorganizowania, zaangażowania ciekawej osobowości. Podchodzimy do rekrutacji bardzo niestandardowo - musimy przede wszystkim czuć, że dana osoba pasuje do charakteru organizacji, jaką jest JJ Communications.

Jak wygląda proces rekrutacji pracowników zdalnych?

Jedyna różnica polega na tym, że rozmowa kwalifikacyjna odbywa się przez Skype. Nie mniej - spotykamy się również fizycznie. W naszej pracy, liczne podróże to zadna nowość, a jednak wolimy, przynajmniej raz widzieć się face-to-face z nowym członkiem JJTeamu.

Czy korzystacie z usług zewnętrznych firm poszukując pracowników zdalnych?

Nie, to nas nie dotyczy.

Jak wygląda wdrożenie nowego pracownika do zespołu?

Nasza praca opiera się na licznym rozmowach, call’ach konferencyjnych, burzach mózgów - pracownik wdraża się szybko, uczestnicząc w nich, powoli wdrażając się w powierzony mu element projektu. Mamy oczywiście kilka procedur, które są szczegółowo opisane w mailach, które każdy dostaje na początku współpracy z nami. Ponadto - jednym z najważniejszych aspektów wdrażania się do pracy, jest stała, zdalna dostępność, zarówno zarządu, jak i innych członków teamu - każdy, w dowolnej chwili, może rozwiać wątpliwości łapiąc nas na Hangoucie lub dzwoniąc.

Zarządzanie zespołem zdalnym

Co sprawia, że udaje Wam się z powodzeniem pracować zdalnie?

Myślę, że 3 rzeczy: kompatybilny z pracą zdalną rodzaj biznesu, który prowadzimy, szczęście do odpowiedzialnych i utalentowanych ludzi, oraz fakt, że nasza struktura i system pracy, od samego początku był projektowany w taki sposób, żeby praca zdalna była możliwa i efektywna.

Jak odbywa się komunikacja w zespole zdalnym?

Zdalnie ;) I codziennie. Mailowo, w ramach ustalonych calli, lub po prostu ad hoc - gdy jest taka potrzeba. Zawsze jest natomiast jedna osoba w danej grupie projektowej, która koordynuje pracę całej reszty, zleca zadania i sprawdza ich wykonanie. Nie jest to jednak specyfika pracy zdalnej - tak po prostu wygląda u nas zarządzanie projektami.

Z jakich narzędzi korzystają Wasi zdalni pracownicy?

Mail, Skype, FB… i oczywiście cała masa narzędzi Google: Hangout, Google Drive, Google Docs, Google Forms. Częściowo korzystamy też z narzędzi do zarządzania projektami, takimi jak Asana lub Jira (w zależności od projektu).

W jaki sposób oceniacie / mierzycie produktywność pracowników zdalnych?

W taki sam, jak pracowników stacjonarnych: widzimy czy powierzone zadania zostały wykonane. Nie ma w tym większej filozofii, nie bawimy się w mierzenie godzin spędzonych nad pracą - mamy nastawienie zadaniowe.

Co stanowi największy problem w zarządzaniu zespołem zdalnym?

Zdecydowanie i niezaprzeczalnie - relacje międzyludzkie. W przypadku osób, które nie widzą się na co dzień, pojawia się swego rodzaju “dystans” we wzajemnej współpracy. Często sprawy, które wymagają z pozoru prostej, przyjacielskiej rozmowy przez telefon, są przedmiotem nadmiernych analiz, zastanawiania się “co poeta miał na myśli” pisząc maila i powodują absolutnie zbędne mikro-konflikty, które nie mają miejsca w  przypadku osób przebywających ze sobą w jednym biurze. To kwestia komunikacji i wzajemnego zrozumienia, które ciężej osiągnąć, jeśli współpracownik jest tylko nazwiskiem ze stopki w mailu. Uważam, że ten właśnie “miękki” aspekt komunikacji interpersonalnej, to największe wyzwanie we wprowadzaniu zdalnych modeli pracy. Na szczęście - uczymy się sobie z tym radzić.

Jak często pracownicy muszą pojawiać się w biurze?

To zależy od pracownika, Ci, którzy pracują z nami stacjonarnie w jednej z lokalizacji - codziennie, w normalnym trybie 9-17 (nie przez brak elastyczności, po prostu, lubimy po pracy mieć czas dla siebie). Pracownicy zdalni - właściwie tylko, gdy realizowane zadania wywołują taką potrzebę.

Jak dbacie o dobrą atmosferę i kulturę pracy w zespołach pracujących zdalnie?

W przypadku codziennej pracy - naszym “kluczem do sukcesu” jest częsta komunikacja i zasada otwartości. Ustalamy teamy projektowe tak, żeby każdy w JJu mógł poznać styl pracy innych. Stosujemy także elementy grywalizacji, które łączą ze sobą członków teamu, na co dzień nie współpracujących ze sobą. Ponadto - organizujemy wyjazdy integracyjne (tzw. JJ Tripy), spotkania świąteczne, wspólne imprezy czy szkolenia.

Wszystko to razem sprawia, że myślę, że śmiało można powiedzieć, że udało nam się zbudować zgrany, energiczny team, dla którego praca zdalna nie jest problemem, a po prostu ciekawą rzeczywistością.

Podsumowanie

Jakie macie rady dla firm/zespołów, które rozważają wprowadzenie możliwości pracy zdalnej?

Należy pamiętać o jednym: zespół pracujący zdalnie jest pozbawiony wielu “społecznych” aspektów pracy, takich jak wspólny lunch, przerwa na papierosa, rozmowa w korytarzu. Żeby zbudować zgrany, zdalny zespół - trzeba te elementy jakoś zastąpić. Bycie managerem jest trudne samo w sobie, bycie managerem zdalnym jest jednak dużo trudniejsze (dlatego też nie uważam, że każdy się do niego nadaje). Praca w trybie zdalnym wymaga empatii i zaufania - nie wolno zapominać, że po drugiej stronie światłowodu siedzi człowiek, mający takie same wady, zalety i potrzeby, jak kolega z biurka obok. Modeli zdalnych nie należy się bać, ale też nie wolno podchodzić do nich z hura-optymizmem, ale, jak ze wszystkim w biznesie - z odpowiednim wyczuciem i otwartą głową.