Jak zorganizować swoje miejsce pracy i podnieść produktywność

Masz problem z porannym wstawaniem? Nie jesteś sam. Miliony osób codziennie zmagają się z doborem właściwej pory do działania i z organizacją swojego miejsca pracy. Każdy ma inne potrzeby. Niektórzy preferują ciszę, inni słuchają muzyki. Na szczęście, każdy może znaleźć swój sposób na organizację dnia i czasu pracy.

Przede wszystkim musisz mieć świadomość tego, że to co dobre dla kogoś innego, może nie sprawdzić się u Ciebie. Dlatego, organizując sobie pracę weź pod uwagę trzy czynniki:

• Pora dnia
• Otoczenie
• Ilość pracy

Wybierz najlepszą dla siebie porę dnia

Dzięki pracy zdalnej dostajesz pełną elastyczność godzin pracy (w większości przypadków). Nawet pracując w coworku masz wybór, czy zostajesz tam do późnych godzin wieczornych, czy pojawisz się przed wschodem słońca.

Zanim dokonasz wyboru, przyjrzyj się biologicznym czynnikom wpływającym na Twoje funkcjonowanie.

Po pierwsze, każdy z nas podlega rytmowi dobowemu. W skrócie, są to 24-godzinne okresy zmian w organizmie odmierzane przez nasz zegar biologiczny.

Najciekawsze jest jednak to, że biologiczny zegar każdego z nas podaje inny czas, a nawet porusza się w innym tempie. Pewnie nie raz słyszałeś, kiedy ktoś powiedział, że wydajnie pracuje wieczorami. Nic w tym dziwnego. Z ponad 200 badań przeprowadzonych na pacjentach doktora Michaela Breusa wynika, że część ludzi jest genetycznie predysponowana do osiągania najwyższej wydajności wieczorem.

Bazując na nawykach wstawania, zasypiania i efektywnej pracy, doktor Breus pogrupował ludzi na tak zwane chronotypy. Ich nazwy są ściśle związane ze zwierzętami o podobnych nawykach:

• Delfin
  Delfiny potrafią wstawać już o 6:30 i pracować efektywnie od samego rana. Koło południa następuje spadek formy, po czym wraca im energia. Delfiny z rana są bardziej kreatywne, a wieczorami mogą skupić się na mozolnych zadaniach. Mają problem z zasypianiem.
• Lew
  Lwy budzą się najwcześniej (nawet o 5:30) i mogą wydajnie pracować aż do 17:00. Najczęściej padają ze zmęczenia już koło 22:00.
• Niedźwiedź
  Od rana są gotowe do wydajnej pracy. Zwykle wstają po 7:00, ale w ciągu dnia potrzebują drzemki, bardziej niż inne chronotypy. Bez niej dzień często staje się bezproduktywny. Ta odrobina snu daje im siłę do pracy do późnego wieczora. Muszą się jednak pilnować, żeby nie przesadzić, bo późne chodzenie spać odbija się na słabej formie następnego dnia.
• Wilk
  Wilki wstają najpóźniej. Proces wstawania jest dla nich trudny. Z tego powodu rano są mało efektywne. Wydajność wilków wzrasta około godziny 11:00, więc o tej porze zaczynają pracować i działają aż do godziny 19:00. Zasypiają zdecydowanie najpóźniej.

To, jakim chronotypem jesteś Ty, możesz sprawdzić w quizie The Power Of When.

Samo określenie kiedy wstajesz, może nie wystarczyć. Wtedy:

Eksperymentuj ze snem

Niezależnie od chronotypu polecam eksperymenty ze snem, szczególnie polifazowym.

Co to oznacza?

Sen polifazowy, to sposób, w jaki ludzie i inne zwierzęta regenerują się w ciągu cyklu dobowego. Zamiast spać 9 godzin w nocy, możesz podzielić ten czas na mniejsze kawałki. Na przykład 6 godzin w nocy i 1.5 godziny w dzień.

Polifazowy sen jest bardzo powszechny w królestwie zwierząt. Dzieci również śpią polifazowo i stopniowo tracą nawyk wielorazowych drzemek, aż staną się dwufazowe w wieku około jednego roku. Dorośli, tak jak wszystkie małpy, są w większości dwufazowe.

Jeśli nie drzemiesz regularnie, to pewnie czujesz znurzenie około godziny 14. Dla każdego ta pora będzie oczywiście inna w zależności od chronotypu i momentu, kiedy się obudził. To jest właśnie moment, kiedy w naturalnym trybie życia, bez biurokratycznie wyznaczonych godzin pracy 9-17, uciąłbyś sobie drzemkę.

Warto wiedzieć, że brak możliwości drzemki i próba przystosowania ludzi do pracy non stop rozpoczęła się w czasie rewolucji przemysłowej. Teraz, kiedy masz wolność wyboru godzin pracy jako pracownik zdalny, możesz wrócić do swoich korzeni i zrobić sobie przerwę w odpowiednim momencie.

Niektóre kultury na szczęście pozostały w zgodzie z naturą. Przykład? Sjesta, czyli drzemka wczesnym popołudniem, często po południowym posiłku. Sjesta jest tradycją w całej śródziemnomorskiej i południowej Europie, czyli tam gdzie o tej porze jest bardzo ciepło.

Długość snu

Nieprzypadkowo wspomniałem wcześniej o 6 godzinach snu w nocy. Jest to wielokrotność 1,5 godziny, czyli pełnego cyklu snu. Co 1,5 godziny pojawia się faza płytkiego snu, kiedy najkorzystniej jest się obudzić. To ten moment, w którym budzisz się rześki i gotowy do działania, nawet śpiąc krócej.

Jak trafić w takim razie w odpowiedni moment?

Zdaję sobię sprawę, że każdy zasypia w innym tempie, dlatego, jak w każdym eksperymencie, trzeba mierzyć i poprawiać proces. Proponuję zorganizować to w ten sposób:

1. Zainstaluj aplikację Sleep as Android albo Sleep cycle dla iOS, która monitoruje Twoje fazy snu. To nie jest żadna magia. Aplikacje tego typu korzystają z czujnika położenia telefonu i wyłapują najmniejsze drgania, jakie przekazuje Twoje ciało na materac. Pomogą też zmierzyć dokładnie ile trwa Twój pełny cykl snu, bo wspomniane 1.5 godziny to oczywiście przybliżenie.
2. Nastaw budzik odliczając wielokrotność 1,5 godziny + przewidywany czas na zaśnięcie.
3. Ustaw tzw. Smart period, czyli okres, kiedy aplikacja będzie Cię budzić. Innymi słowy to margines czasu od planowanej pory pobudki. To jest najistotniejszy element, bo dzięki tej opcji budzik trafi na płytką fazę snu. Zwykle dwudziestominutowy margines wystarcza, żeby trafić na płytką fazę snu.
4. Obudź się w świetnym nastroju 😃

Plan dnia

Kiedy złapiesz generalną zasadę działania Twojego biologicznego zegara, czyli jak naturalnie podnosi się i opada energia w ciągu dnia, możesz wykorzystać te informacje do zaplanowania bardziej produktywnego dnia pracy.

Na przykład, jeśli najlepiej pracuje Ci się do późna w nocy, zaplanuj swoje największe zadania lub najintensywniejsze projekty na ten okres. Jeśli pracowite poranki są bardziej w zgodzie z Tobą,spróbuj wstać jeszcze wcześniej, żeby zyskać ten najcenniejszy, pozbawiony rozproszeń, czas.

Przykładowe plany dnia:

Dobierz otoczenie do swojego charakteru

Dostosowanie otoczenia do siebie jest tak często lekceważone, a faktycznie robi ogromną różnicę dla Twojej produktywności.

Zwróć uwagę na:

• Hałas
• Oświetlenie
• Fizyczną przestrzeń wokół siebie
• Temperaturę

Poziom i rodzaje hałasu

To bardzo personalny czynnik wpływający na wydajność w pracy. Sam jestem pod wrażeniem ludzi, którzy potrafią się skupić z telewizorem nadającym w tle (na przykład moja mama).

Są jednak inne hałasy, które według badań Journal of Consumer Research, pomagają w pracy kreatywnej. Tak zwane hałasy tła zachęcają do myślenia poza standardowymi ramami.

Jeżeli Twoja praca wymaga tego od Ciebie, spróbuj jednej z aplikacji: Noisli i Coffitivity. Dzięki nim możesz poczuć się, jakbyś pracował w przytulnej kawiarni, jednocześnie nie opuszczając swojego domu.

Totalna cisza jest dla osób wymagających głębokiego skupienia. Jeżeli to za dużo, to Noisli oferuje takie kawałki, jak biały szum. Dobierz je sam do rodzaju aktualnych zadań.

Oczywiście pozostaje jeszcze muzyka. W czasach, kiedy nie potrafiłem zapanować nad samonapędzającymi się myślami, które rozgałęziały się na wiele ścieżek, muzyka pozwalała skupić tą część mózgu na słuchaniu, a główny ‘rdzeń’ na aktualnym zadaniu. Jak się jednak okazuje przy złożonych zadaniach muzyka znacząco spowalnia pracę. Generalnie:

• Kiedy się uczysz – nie słuchaj muzyki, ponieważ mózg będzie się przełączał pomiędzy wątkami, powodując zmęczenie i wydłużając czas nauki.
• Wykonując rutynowe, powtarzalne zadania – możesz śmiało włączyć ulubione kawałki.
• Nowa muzyka – zdecydowanie odrywa Cię od aktualnego zadania, Twoje ciało będzie wydzielało dopaminę, czyli da Ci uczucie przyjemności, co z kolei spowoduje, że zagadnienie, którym się obecnie zajmujesz, stanie się mniej istotne i mniej sprawiające radość

Pracując zdalnie, niezależnie od innych, nareszcie masz ten wybór, że sam dobierasz rodzaj dźwięków, jakie do Ciebie dochodzą i jakich potrzebujesz w danym momencie.

Oświetlenie

Zwróć uwagę na to, ile światła jest w Twojej przestrzeni pracy i jak wpływa ona na twoją produktywność. Uwielbiam pracować w pobliżu okien, przez które wpada ogromna ilość światła, a jeszcze bardziej na tarasie. Z drugiej strony, badanie opublikowane przez Journal of Consumer Research wykazało, że nasze kreatywne myślenie jest wzmacniane przez słabe oświetlenie, które pomaga nam czuć się mniej przyhamowanym. Jeśli nie masz pewności co do preferencji, przetestuj je. Pamiętaj o rodzaju aktualnego zadania, gdy dostosowujesz obszar roboczy.

Przestrzeń wokół Ciebie

Zapewne wiesz, że otaczające Cię przedmioty, jak i wielkość pokoju wpływają na to, jak myślisz. Jest taki słynny, a właściwie oklepany cytat Einsteina:

Jeżeli zabałaganione biurko jest oznaką zabałaganionego umysłu, oznaką czego jest puste biurko?

Kolejny mit, który jest po prostu wymówką, żeby nie sprzątać. Z porządkiem na biurku zmagam się cały czas, bo nie jest w mojej naturze mieć idealny porządek wokół siebie, ale jednocześnie nie pozwalam, żeby takie wymówki powstrzymały mnie przed trzymaniem chociaż minimalnego porządku.

Mechanizm jest prosty – Twój mózg widzi ciekawe przedmioty, nawet poza centralnym polem widzenia, i automatycznie przełącza Twoją uwagę na mikrosekundy na te przedmioty. A po co, skoro można poświęcić 2 minuty, żeby je uporządkować.

Wysokość pokoju to czynnik bardzo wpływający na sposób w jaki myślisz.

Wysoki sufit przyja:

• Myśleniu koncepcyjnemu związanemu z wolnością
• Relacyjnym, abstrakcyjnym opracowaniom
• Znajdowaniu podobieństw
• Kreatywności generalnie

Z kolei niski sufit sprzyja:

• Przekazywanie koncepcji związanych z ograniczeniami
• Opracowaniom specjalistycznym, precyzyjnym danym
• Znajdowaniu różnic
• Wyrafinowanym konceptopm

Nie zawsze oczywiście jest to możliwe, żeby znaleźć mieszkanie lub biuro z odpowiednio wysokim sufitem. Jeżeli tylko mogę, staram się siedzieć możliwie blisko dużych drzwi balkonowych, kiedy piszę artykuł lub myślę nad strategią rozwoju. Przestrzeń za oknem rekompensuje standardowe 2.8m.

Temperatura

Niższa temperatura sprzyja skupieniu i harmonizuje gospodarkę hormonalną organizmu. Możesz dzięki temu podnieść poziom testosteronu w organizmie obniżając temperaturę lub chodząc w cieńszych ubraniach. Ten hormon odpowiada między innymi za to, jak mocno dążysz do wyznaczonych celów.

Jeśli pomieszczenie jest zbyt zimne, będziesz marnował energię, starając się utrzymać ciepło. Wysoka temperatura z kolei rozleniwia. Po prostu znajdź swój złoty środek i obniż temperaturę o około 1 stopień.

Rozłóż odpowiednio pracę

Kiedy już rozłożyłeś się wygodnie na kanapie (odpisując na emaile?), czas zacząć pracę!

Technik pracy jest kilka. Poniżej znajdziesz parę sugestii, z którymi możesz poeksperymentować i zdecydować, co najlepiej sprawdza się w Twoim przypadku:

Po prostu zacznij działać

Czasem stoję przed problemem rozpoczęcia dużego projektu lub zadania. Wtedy staram się rozbić działania na małe kroczki, z którymi bardzo łatwo mogę sobie poradzić.

Innym sposobem jest powiedzenie sobie: OK, będę nad tym pracował tylko 5 minut. Nie jest to zbyt długo, żeby się zmęczyć, ale jednocześnie zbyt krótko, żeby przestać, więc po prostu działasz dalej!

Grupowanie zadań

W technice GTD jest coś takiego jak konteksty. Dzięki nim możesz grupować zadania z różnych projektów, a które wymagają użycia tego samego narzędzia lub mogą zostać wykonane tylko w pewnych okolicznościach.

Na przykład: idziesz ulicą, więc równie dobrze możesz wykonać parę telefonów. Jesteś w centrum miasta, więc możesz zrobić zakupy w paru sklepach w tej okolicy.

Możesz też ustalić, że najważniejszą grupę zadań wykonasz z samego rana, kiedy inni dopiero wstają i nikt nie może Ci przerwać pracy. To oczywiście zależy, która pora dnia jest najlepsza dla Ciebie uwzględniając wcześniejsze chronotypy z początku artykułu.

Dlaczego grupowanie zadań działa?

• Zmniejsza czas na rozpoczęcie i zakończenie działań.
  Czas potrzebny na załadowanie skrzynki odbiorczej w przeglądarce może nie wydawać się zbyt długi, ale z każdym kolejnym razem staje się jest coraz dłuższy. Jeszcze gorsze jest obciążenie i zmęczenie umysłu ciągłym przeskakiwaniem podzięczy rożnymi typami zadań.
• Zmniejsza codzienny nieład.
  Zamiast przeglądać po kilkadziesiąt razy dziennie skrzynkę odbiorczą, możesz to zrobić trzy razy. Zamiast wykonywać swoje zadania w częściach, robię je w jednej sesji.
• Poprawia skupienie.
  Podczas dłuższej pracy nad jednym zadaniem możesz wejść w tzw. flow. Flow jest stanem umysłu, w którym praca staje się łatwa, a rozproszenia znikają w tle. Pomyślne grupowanie jest jak medytacja dla twojej pracy.

Brak motywacji do działania?

Kiedy czujesz się przytłoczony ilością zadań lub po prostu straciłeś wenę do pracy, a wokół Ciebie nie ma nikogo, kto też pracuje (to się zdarza, kiedy pracujesz sam w domu), możesz sam sobie postawić wyzwania.

Wybierz najtrudniejsze zadanie i ustal niesamowicie krótki termin. Wykorzystujesz wtedy 2 najważniejsze zasady:

• Prawo Pareto (inaczej zasada 80/20), które mówi, że 80% wyników pochodzi z 20% wysiłku. Oznacza to, że jeśli potrafisz ustalić, które 20% daje właściwe wyniki, a następnie skupić się tylko na tych działaniach, ogólna skuteczność przejdzie przez stratosferę. Prawo podkreśla także różnicę między skutecznością robienia rzeczy, które są ważne i efektywne a robieniem czegokolwiek dobrze (co może, ale nie musi być istotne).
• Prawo Parkinsona, które mówi, że praca rozprzestrzenia się, aby wypełnić dostępny czas, więc nigdy nie należy pracować bez wyraźnych granic czasowych.

Połącz te dwie zasady, koncentrując się na 20%, które mają znaczenie, z bardzo krótkimi i precyzyjnymi terminami, a możesz osiągnąć w dwie godziny to, co zwykły pracownik w biurze robi przez cały dzień.

Na przykład, ustal sam ze sobą, że dzisiaj kończysz pracę o 12:00 i zrób to, co najważniejsze.

Spróbuj techniki Pomodoro, czyli skupienia tylko i wyłącznie na pracy w krótkich okresach czasu. Standardowo jest to 25 minut, po czym następuje 5 minut przerwy na pozostałe działania.

Jeżeli takie sztucznie wyznaczone terminy cię nie bawią, spróbuj real life Pomodoro, gdzie na przykład wstawiasz kurczaka do piekarnika i wyznaczasz sobie cel – dokończenie zadania, zanim timer dojdzie do 0.

Poprawiaj jedną rzecz na raz

Testuj zmianę jednego elementu na raz i sprawdzaj, co działa w Twoim wypadku.

Możesz zacząć od pracy nad najważniejszym zadaniem o różnych porach dnia. Gdy znajdziesz odpowiedni, spróbuj wyznaczać sobie wyzwania, jak na przykład skończenie pracy, zanim Twój ulubiony album skończy się odtwarzać.

Na początku będzie to kosztowało sporo wysiłku, ale właśnie te małe ulepszenia doprowadzą Cię do dobrej organizacji i lepszego życia. Codzienne spełnienie i poczucie szczęścia zależy tylko i wyłącznie od Ciebie.

Jeszcze więcej satysfakcji osiągniesz, kiedy zrozumiesz co czyni Ciebie produktywnym. To co działa u innych może nie sprawdzić się u Ciebie, dlatego eksperymentuj i słuchaj intuicji.