Praca zdalna to dla wielu spełnienie najśmielszych marzeń. Możliwość pracy z dowolnego miejsca na świecie! Otwiera miliony drzwi, prawda? Być może już zaczynasz wyobrażać sobie siebie siedzącego na plaży w odległych krajach, z drinkiem i laptopem na kolanach. A może właśnie dzięki temu wreszcie będziesz miał czas, aby w poniedziałkowy poranek spokojnie zjeść śniadanie z dziećmi? A może jeszcze inaczej – wreszcie będziesz mógł dostosować swoją pracę do rytmu dnia. Możesz przecież wybrać czy chcesz pracować rano, wieczorem czy w nocy.

Brzmi idealnie?

Praca zdalna – czy to dla każdego?

Mam ten komfort, że od kilku lat pracuję zdalnie ale jeśli czytałeś mój poprzedni artykuł to wiesz, że swego czasu pracowałem również na etacie. Cały czas zbieram doświadczenie w tym zakresie. W tym artykule przedstawię Ci moje bardzo personalne wnioski i przeżycia.

Pisząc te słowa faktycznie pracuję zdalnie

A dokładniej ponad 10 000 kilometrów w linii prostej od mojego domu! Wraz z moją żoną przeprowadziliśmy się na ponad miesiąc na Filipiny. Na końcu artykułu znajdziesz kilka zdjęć z tej wyprawy.
Dzisiaj opowiem Ci o moich pozytywnych i negatywnych doświadczeniach związanych z pracą zdalną – zarówno jako freelancer, jak i właściciel firmy. Na co dzień zarządzam też swoją niewielką agencję marketingową, więc pod koniec wpisu znajdziesz wskazówki jak zarządzać zespołem zdalnym oraz z jakimi trudnościami się spotkałem. Nie są to jednak doświadczenia uniwersalne.

Praca zdalna w Polsce

Praca zdalna w naszym kraju staje się coraz bardziej popularna. Przygotowując się do tego artykułu przeszukałem różne portale ogłoszeniowe – możliwość pracy zdalnej pojawia się w większości ogłoszeń korporacyjnych takich firm jak Atos czy Intel ale też Ci mniejsi gracze na rynku oferują pracę zdalną.

Nic dziwnego! Przecież wynikają z tego same korzyści! Mniejsze koszty zatrudnienia, większe możliwości rozbudowania zespołu i wiele, wiele innych. O różnych korzyściach możesz poczytać w naszym e-booku.

Jednak często duże firmy oferują pracę zdalną na maksymalnie kilka dni w tygodniu lub w miesiącu. Oznacza to, że z reguły nie możesz wyjechać na dłużej.

Tymczasem, chociażby w USA, bardzo często zasady te są inne – wielu zaprzyjaźnionych freelancerów współpracuje z dużymi firmami w 100% zdalnie. Jedna z moich znajomych jest specjalistką SAP – raz w roku firma funduje jej przyjazd do Stanów na okazjonalne spotkanie.

W Polsce mamy ciekawy przykład firmy Nozbe, która zatrudnia 100% pracowników zdalnie z różnych stron świata, równocześnie organizując regularne integracje dla zespołu. Takie kilkudniowe spotkania mają na celu przede wszystkim zapewnić wsparcie psychiczne czy też socjologiczne, czy też możliwość poznania i porozmawiania osobiście, a nie tylko wirtualnie. Oczywiście wydarzenia te służą nie tylko integracji, ale i rozrywce!

Patrząc na firmy zagraniczne, w szczególności te z USA, można zauważyć, że trend pracy zdalnej cały czas rośnie. W moim otoczeniu pojawia się również wiele osób, które zaczynają pracę jako freelancerzy.

Praca zdalna tylko dla freelancera?

Kim jest freelancer? Najprościej rzecz ujmując jest to osoba, która zazwyczaj prowadzi swoją firmę i świadczy dla klientów różne typu usługi. Moim osobistym zdaniem, w większości przypadków są to osoby, które odciążają firmy z czasochłonnych, jednorazowym i skomplikowanych usług. Najczęściej są to marketingowcy, graficy, copywriterzy, animatorzy, specjaliści ds. PR, managerowie social media czy osoby wykonujące różne audyty.

Z drugiej strony jeśli pomyślisz o tym szerzej, przecież wiele zawodów nie jest w żaden sposób związanych z miejscem. Właściwie znaczną większość zawodów intelektualnych można świadczyć w taki czy inny sposób zdalnie – od nauczyciela, który prowadzi korepetycje, przez architekta czy księgowego, a nawet po sprzedawcę czy dziennikarza.

A skoro można pracować zdalnie to… dlaczego nie? Nasi zachodni sąsiedzi zrozumieli to już jakiś czas temu. Jako zespół Zdalnego Ninjy jesteśmy szczerze zakochani w ideii freelancerstwa, bycia cyfrowym nomadem czy etatowym pracownikiem zdalnym.

Taka forma pracy ma mnóstw plusów!

Zalety pracy zdalnej

Praca zdalna zmieniła moje życie. Dosłownie! Praca zdalna daje Ci poczucie ogromnej wolności i niezależności. W dodatku pozwoliła znacznie podnieść wysokość dochodów. W większości życiowych sytuacji możesz przestać martwić się o czas.

Możesz spokojnie wstać kilka minut później i wciąż nie będą groziły Ci konsekwencje za spóźnienie się 😊 Dzięki pracy zdalnej możesz też wygodniej zaplanować urlop – wystarczy, że znajdziesz miejsce z dostępem do internetu i możesz dalej pracować.

Praca zdalna jest idealnym rozwiązaniem dla osób z problemami zdrowotnymi, które uniemożliwiają im przemieszczanie się. Możesz przygotowywać posiłki w domu i ograniczyć kontakt z innymi ludźmi (co jest bardzo istotne, jeśli borykasz się z fobiami). Praca zdalna umożliwia też większe skupienie na więziach rodzinnych. Jeśli masz pod opieką dziecko, osobę starszą czy niepełnosprawną bez większych trudności możesz łączyć pracę z opieką w domu.

W większości przypadków to również większe zarobki, które wynikają po prostu z mniejszych kosztów. Pracując zdalnie nie musisz mieć tylko jednego klienta. Możesz być niezależny i pozyskać dwóch czy trzech do współpracy.

Praca zdalna to zazwyczaj krótsza praca. Nie marnujesz czasu na dojazdy, minimalizujesz czas zbędnych spotkań i zyskujesz przestrzeń na rozwijanie pasji czy zainteresowań.

Praca zdalna zazwyczaj wymusza też na Tobie rozwój. Ale co ciekawe, nie czujesz przymusu. Od kiedy zacząłem pracować na własny rachunek pojawiła się u mnie, zawsze niezaspokojona, potrzeba uczenia się nowych rzeczy.

Zazwyczaj w pracy zdalnej robisz to co lubisz. Załóżmy, że kochasz piłkę nożną. Jeśli to Twoja prawdziwa pasja, prawdopodobnie lubisz na ten temat czytać, oglądać mecze, poznawać historię znanych piłkarzy i tak dalej. Podobnie jest tutaj. Jeśli zakochasz się w pracy freelancera bardzo szybko zauważysz, że chcesz się w tym kierunku rozwijać, chcesz wiedzieć więcej i wciąż ją ulepszać.

Wady pracy zdalnej

Niestety praca zdalna to nie idylla. Po rezygnacji z pracy na etacie przez blisko rok pracowałem bezpośrednio ze swojego mieszkania, które jest bardzo niewielkie. Stworzyłem tam swoje stanowisko pracy – sekretarzyk z biurkiem, z szybkim dostępem do drukarki, akcesoriów biurowych i tak dalej.

Niestety, w bardzo krótkim czasie wpłynęło to bardzo negatywnie na szereg rzeczy. Przede wszystkim moje mieszkanie było zbyt małe do swobodnej pracy. W sypialni nie wystarczyło miejsca do organizacji stanowiska pracy, a w salonie przecież żyła i funkcjonowała też moja rodzina. Więc tylko pozornie miałem wydzieloną przestrzeń do pracy – w praktyce jeśli nie masz 60-80 metrowego mieszkania, w którym możesz zorganizować niezależną przestrzeń na biuro musisz postępować mądrze. Spróbuję wyjaśnić, o co mi chodzi.

Wyobraź sobie taki scenariusz. Wstajesz około 7 i od razu w piżamie siadasz do komputera ogarnąć na szybko maile. Jakieś 45 minut później wstaje ktoś z Twojej rodziny i proponuje wspólne śniadanie. Mija dobre 30 minut. Żona lub mąż wychodzi do pracy, Ty próbujesz wrócić do swojej. Po kilku godzinach dostajesz smsa: „Czy możesz wstawić pralkę”?

Oczywiście, że możesz. Przecież pracujesz w domu. Ucieka Ci kolejne 30 minut. Po drodze wpada listonosz z przesyłką. Trochę trudniej szybko wrócić Ci do pracy więc rozpraszasz się przeglądając Facebooka. Czas na obiad! Wypadałoby skończyć pracę ale… przecież jeszcze niewiele zrobiłeś!

Tak było w moim przypadku. Zaczynałem pracę około 5-5:30 i potrafiłem pracować do 22 aby wciąż mieć lekkie poczucie, że nie zrobiłem nawet połowy tego co powinienem. Jednym z największych plusów pracy zdalnej jest możliwość pracy w nienormowanych godzinach pracy ale… to może bardzo szybko stać się największą wadą. Jeśli nie wystarczy Ci automotywacji do tego, żeby wziąć się do pracy – być może praca zdalna nie jest dla Ciebie. Oczywiście poczucie komfortu, że nie musisz wstawać bardzo wcześnie jest świetne! Gorzej jeśli przyzwyczaisz się do wstawania 10, 15, 30 czy 45 minut później.

Łatwo się po prostu rozleniwić pracując w domu

Urlop i praca w jednym? Niby idealnie ale z drugiej strony – nie wypoczywasz ale też nie do końca pracujesz. Przez ostatnie 5 lat właściwie nie miałem urlopu dłuższego niż kilka dni. Zazwyczaj zabieram ze sobą laptopa i odkąd pamiętam nie potrafię odmówić sobie wieczornego sprawdzenia maili od klientów. Jestem aktualnie na Filipinach. Moje założenia mówiły o tym, że rano odpoczywam tzn. korzystam z atrakcji i tego co daje mi okolica, a wieczorem od 16-18 pracuje do 22-24.

Niestety przez większość takich dni albo nie miałem już siły albo ochoty siadać do pracy. Nie da się wszystkiego zmieścić w jednym dniu. A terminy gonią… Twoim szefem nie jest już teraz jedna osoba, która cały czas Cię rozlicza (dziennie/tygodniowo/miesięcznie) tylko Twoi klienci, którzy zazwyczaj wybaczą jedno czy dwudniowe opóźnienie w realizacji zleconych zadań, ale przy dłuższych opóźnieniach po prostu poszukują kogoś innego.

Nigdy nie opiekowałem się dzieckiem lub osobą niepełnosprawną ale jedno jest pewne – takie angażujące zadania wymagają świetnego planowania. Tak więc Twoje zorganizowanie i samodyscyplina będą musiały być znacznie skuteczniejsze niż w pracy w biurze. Zaraz opowiem Ci, jak ja to zrobiłem.

Jak się zorganizować w pracy zdalnej?

Nie chciałbym, żebyś źle mnie zrozumiał lub zrozumiała. Kocham pracę zdalną – to jedna z najlepszych rzeczy w mojej historii zawodowej. Choć to równocześnie jeden, wielki rollercoaster 😊 Oczywiście sytuacja wygląda odrobinę inaczej w każdym przypadku – prowadzę mini-agencję, mam kilka zatrudnionych osób, kontrakty. Zazwyczaj sam muszę pozyskiwać klientów, na moim etapie wciąż sam ogarniam wszystkie formalności związane z negocjacjami z klientem, umowami czy fakturami. I raczej to jeszcze przez jakiś czas się nie zmieni.

Miesięczny wyjazd na Filipiny to ogromne wyzwanie, które póki co jest odrobiną dziegciu w tej beczce miodu. Trudności w kontakcie z klientem czy też brak możliwości szybkiego telefonu wyjaśniającego jest dla mnie nieprzyjemny. Oczywiście są inne możliwości – ale żeby ustalić jakąś drobnostkę muszę prosić klienta o zmianę jego przyzwyczajeń. Aby z nim pogadać muszę mieć dobry dostęp do internetu (z tym bywa różnie), a klient musi mieć Whatsapp’a albo Skype.

Choć miałem wrażenie, że dobrze przygotowałem do tego moich klientów, pracowników i siebie – rzeczywistość to szybko zweryfikowała.

Jaką więc lekcję możesz z tego wyciągnąć? Jakie cechy charakteru musisz posiadać, aby zacząć efektywnie zdalnie?

Zorganizuj się. Wybierz odpowiednie narzędzia i metodologię. W byciu freelancerem, czy też pracownikiem zdalnym, organizacja jest niezbędna, choć mówimy w zasadzie o samoorganizacji. Nie w tym sensie, że przyjdzie ona sama, przeciwnie – musisz o nią zadbać właśnie dlatego, że nikt nie będzie stał Ci nad głową.

Choć Twoim szefem są klienci to raczej nie wymagają oni realizacji mikrozadań, w krótkich odstępach czasu, jak to zdarza się w pracy na etacie. Nikt też nie będzie patrzył Ci na ręce i popędzał.

Z jednej strony to bardzo przyjemne – brak takiej kontroli – może to jednak równocześnie stać się pułapką. Część z nas potrzebuje do pracy zewnętrznego motywatora w formie szefa, team leader’a czy kogoś podobnego. Sam musisz znaleźć w sobie wewnętrzny bat, aby pracować. Zawsze znajdziesz setkę drobnych rozpraszających rzeczy. Codziennie zetkniesz się z okazjami do nie-pracowania.

Zabrzmi to bardzo paradoksalnie ale właśnie rutyny, do której jestem przyzwyczajony w domu, brakuje mi tutaj najbardziej.

Po wielu miesiącach eksperymentów stworzyłem sobie system, który sprawia mi wiele radości. Mimo, iż jestem bardzo spontaniczny i kreatywny, lubię w swoim życiu pewien rytm dnia codziennego. W Polsce wygląda on mniej więcej tak:

Od poniedziałku do piątku wstaję mniej więcej około godziny 5:30-6:30, przez kilka minut poświęcam czas na ćwiczenia oddechowe i jadę prosto do biura. Wynająłem je w minicoworkingu prawie 2 lata temu i była to jedna z najlepiej podjętych decyzji. W ten sposób oddzieliłem pracę od życia prywatnego. Koszty wynajęcia biurka są bardzo niewielkie – nie przekraczają bowiem 300 zł miesięcznie.

Łatwej też zaprosić mi w to miejsce klienta lub „posadzić” pracownika na kilka dni.

Pracuję do mniej, więcej 9 – głównie przygotowuję pracę i analizuję, co powinien wykonać mój zespół. Staram się dwa lub trzy razy w tygodniu około godziny 9:30 pójść na siłownię, która jest naprzeciwko mojego biura. Wtedy wracam i wykonuję docelową część pracy, czyli sam wykonuję różnego rodzaju zadania – maile do klientów, przygotowuję prezentacje na konferencje i szkolenia, ustawiam kampanie, pomagam pracownikom, itd. Około 16-17 wychodzę do domu, gdzie spędzam czas z żoną, odpoczywam, czytam czy wykonuje inne luźne aktywności. Zwróć uwagę, że już na tym etapie mój dzień pracy jest dłuższy niż dzień “etatowca”. Jednak z drugiej strony, wykonuję też znacznie więcej zadań!

Cały tydzień również mam podzielony na poszczególne aktywności. Choć czasami nie wychodzi to idealnie, staram się trzymać takiego schematu.

Poniedziałki to przede wszystkim czas poświęcony na planowanie, analizy i przemyślenia. Mam do tego po prostu najświeższą głowę po weekendzie. Ten dzień traktuję jak pas startowy do tygodnia pracy. Wierzę w ideę, że godzina planowania pozwala zaoszczędzić dziesiątki godzin podczas wykonywania zadań. Od kiedy staram się jak najmniej wrzucać „pracy” na poniedziałek, tym bardziej lubię ten dzień tygodnia. W końcu mogę wrócić do moich projektów!

Wtorki to czas maksymalnego skupienia na klientach – negocjacje, formalności, faktury, szczegóły współpracy, itp. To właśnie te zadania staram się głównie wykonywać w ten dzień.

Środa to dzień wszystkich mikrozadań oraz spotkań z klientami czy współpracownikami.

W Czwartki staram się poświęcić minimum godzinę na edukację i uczenie się nowych rzeczy.

Piątek zazwyczaj zostawiam na nieplanowane zadania i wszystko inne, co może się wydarzyć w danym tygodniu.

Sobota i niedziela to czas na sprawy duchowe, odpoczynek i relaks.

Dla mnie osobiście taka forma rutyny pozwala osiągnąć dużo większą produktywność. Z jednej strony taki harmonogram pozwala dużo łatwiej się zmotywować, z drugiej daje ogromny komfort psychiczny – jako ludzie po prostu lubimy rzeczy powtarzalne i stałe.

Na temat rutyny czy nawyków na pewno powstanie jeszcze niejeden artykuł na naszym blogu 😊 Niedawno pisał o tym Oskar.

W moim przypadku, wyjazd zagraniczny całkowicie zburzył ten harmonogram.  Nie wiem za co się zabrać, często muszę się zmusić do pracy. Przesunięcie czasu o prawie siedem godzin nie ułatwia sprawy. Lubię pracować wcześnie rano ale dla moich klientów jest to późny wieczór. Więc kiedy z jednej strony mam ochotę odpocząć i najzwyczajniej odpuścić pracę na kilka dni to z drugiej strony… projekty czekają na realizację, klienci czekają na odpowiedź, a pracownicy na wypłatę.

Frustracja wynikająca z pracy zdalnej?

Wyciągnij z tego lekcję. Spróbuj znaleźć swój harmonogram dnia i staraj się go trzymać. Jeśli pracujesz
w domu lub w jego bliskiej okolicy – będzie Ci dużo łatwiej. W moim przypadku kolejne wyjazdy tego typu będą po prostu urlopem – czyli czasem, kiedy całkowicie odcinam się od pracy.

Nie zrozum mnie źle – naprawdę bardzo lubię to co robię! Ale uznałem, że dla swojego zdrowia psychicznego potrzebuję niekiedy całkowitego odcięcia się na dłuższy czas. To pozwala zachować dystans. Pamiętasz mój artykuł Czasem nie da się zarządzać? W jednym zdaniu napisałem chyba, że:

“Próba zarządzania czasem zazwyczaj kończy się próbą zrobienia zadań, których wykonanie zajmuje cztery godziny – w dwie godziny!”

To stwierdzenie mogę już zmodyfikować:

“Próba zmieszczenia urlopu i pracy w jednym miejscu przypomina próbę zjedzenia ciastka
i wciąż posiadania ciastka… Można zjeść pół… ale tak dobrze nie smakuje. Ani się nie najesz, ani nie oszczędzisz. :D”

Możesz też na to spojrzeć z innej strony. Jeśli uda Ci się znaleźć pracę, która Cię pasjonuje, a w dodatku pozwala pracować kiedy chcesz, jak długo chcesz i z jakiego miejsca chcesz, możesz wpaść w pułapkę, która dotknęła również mnie, czyli czegoś na kształt okresowego pracoholizmu. Jeśli rozpoczynam jakiś projekt, który szczerze mnie interesuje, potrafię wpaść po uszy i pracować po 18 godzin na dobę. Nie potrzebuje żadnej motywacji – sam fakt rozwoju takiego projektu niesamowicie mnie nakręca. Da Ci to tylko praca zdalna! Ale to bardzo niebezpieczne – łatwo zniszczyć relacje z rodziną czy przyjaciółmi i zapomnieć o wielu ważnych rzeczach.

Czy czytałeś biografie takich osób jak Steve Jobs, Ellon Mask lub Ray Kroc (założyciela franczyzy McDonalds)? Bardzo, bardzo serdecznie Ci je polecam. Można w nich odnaleźć ogrom biznesowych porad. Jednak wielkich biznesmenów tego świata łączy jedno – bardzo często poświęcili swoje rodziny i cały swój wolny czas na rzecz rozwoju biznesu. Praca zdalna również stwarza takie ryzyko!

“Niestety” też bardzo lubię swoją pracę. Dlatego trochę szarpię się jak zwierzę w klatce. Mam ogromną ochotę popracować ale… np. wyłączyli mi prąd. Albo skończył się pakiet internetu i nie mogę przesłać plików. Albo znajomi zaskoczą nas nieplanowanym wyjazdem. Łatwo w ten sposób poczuć frustrację. A tego przecież nie chcesz, prawda?

Inne niebezpieczeństwa wynikające z pracy zdalnej

Najogólniej rzecz ujmując pracując w biurze, nie musisz się niczym przejmować. Twój sprzęt zazwyczaj zapewnia Ci pracodawca, a wyposażenie musi spełniać określone wymogi.

Co może Ci grozić, gdy swoją pracę wykonujesz zdalnie? Porażenie prądem? Obolałe pięści od trzaskania w biuro bo sprzęt działa wolniej? Pogorszenie wzroku? Samolot uderzający w dom? Cóż, są to zagrożenia mniej lub bardziej prawdopodobne, ale chodzi tu przede wszystkim o te niebezpieczeństwa, które stanowią oczywisty rezultat charakteru pracy na odległość.

Taka praca to tryb niesamowicie swobodny, ale z tą swobodą, trzeba niesamowicie uważać.

Pewnym zagrożeniem mogą być różne formy cyberataków. Dotyczy to tak samo mnie jak i moich klientów. Freelancerzy padają też często ofiarami złośliwego oprogramowania, które potrafi wtargnąć do naszych danych i siać w nich spustoszenie.

Nie tylko w samych danych, ale i w życiu. W renomie. Wyciec mogą Twoje dane osobiste, a wraz z nimi Twoja praca. Praca, która choć Twoja, stanie się źródłem przeróżnych (nie tylko finansowych) zysków dla złodzieja. Hakerzy na to liczą, a Twoi klienci, gdy dowiedzą się o takim zdarzeniu, nie będą zachwyceni. Raczej ich stracisz.

Aby się przed tym bronić stosuj wszystkie możliwe dostępne zabezpieczenia. Nie da się tutaj przesadzić. Podstawą powinny być unikalne i dobre hasła. Najlepiej z podwójną weryfikacją tożsamości czyli podobnie jak działa to w banku – za pomocą hasła SMS oraz zwykłego hasła.

Nie chodzi jednak o to, aby wystrzegać się kawiarni i innych miejsc publicznych z darmowym dostępem do WiFi. Mogą być to miejsca Twojej pracy, ale postaw raczej na te z zabezpieczoną siecią. To jeszcze nie wszystko – nawet, gdy sieć jest zabezpieczona, szyfrowanie wszelkich danych, które przepływają przez Twojego laptopa, pozostaje Twoim obowiązkiem. Nie mówiąc już o pilnowaniu swojego hardware i software. Korzystaj jedynie z legalnych programów z licencjami!

O czym jeszcze koniecznie muszę wspomnieć, to sposoby identyfikacji. Dobrze, byś postawił na te najnowocześniejsze, jak np. identyfikacja dwuetapowa czy też zabezpieczenia biometryczne. Przy tych drugich, do zalogowania się wystarczy Ci np. odcisk papilarny Twojego palca! Tego nikt nie podrobi – każdy jest niepowtarzalny, jak płatki śniegu.

Większość cyber-ataków nie miałaby miejsca, gdyby nie zbyt proste hasła. Zapisywanie ich w notatniku czy na karteczce, również nie jest dobrym pomysłem. Staraj się chronić dostęp do wszystkich wrażliwych miejsc.

Ustaliliśmy już, że jednym z zagrożeń może być rozproszenie – ale od tego istnieją konkretne narzędzia! Zasada u podstaw jest prosta – im mniej rozpraszaczy, tym więcej wykonanej pracy. Na Filipinach, każda godzina wystawia mnie na ekspozycję rozpraszaczy! A 30 stopni w cieniu również nie pomaga. Tym bardziej ciekawi ludzie i mnóstwo nieodkrytych miejsc!

Co ciekawe, okazuje się, że praca „w biurze” w otoczeniu innych pracowników, wyzwala jeszcze więcej rozpraszaczy. Przysłowiowe 5 minut na papierosa, wspólna kawa, pogawędka o sobotniej imprezie czy dowcip rzucony przez kolegę z biurka obok – mnóstwo nieplanowanych rozpraszaczy. Powodują one, że dużo trudniej zachować rytm pracy i tempo jej wykonywania. Pracując zdalnie, sami decydujemy, czy poddamy się rozproszeniu czy nie. Poza tym, mamy większą możliwość, by przetestować i dopasować porę dnia lub miejsce pracy, które sprawia, że jesteśmy najbardziej produktywni.

Narzędzia do pracy zdalnej

Na Filipinach oraz podczas pracy w domu najbardziej pomagają mi konkretne narzędzia, które równocześnie kontrolują moja pracę i pozwalają mi szybko odnaleźć się w danym przedsięwzięciu. To też narzędzia, z których korzystamy do współpracy z klientami i do zarządzania projektami:

1. Komunikacja

Rzecz niezbędna. Najogólniej można przyjąć, że najlepiej sprawdzają się te narzędzia, które umożliwiają pracę asynchroniczną i łatwo umożliwiają wymianę informacji. Na co dzień korzystam z różnych komunikatorów, które nie dość, że przyśpieszają moją pracę, to w dodatku nie wymagają natychmiastowej reakcji (w szczególności jeśli wyłączy się powiadomienia). Korzystam z:

• projektów i komentarzy w nozbe (o czym zaraz więcej)
• messengera do pytań błyskawicznych (ale w telefonie powiadomienia włączają mi się raz na dwie godziny)
• hangouta do spotkań zespołowych (łatwość w organizacji pokoju konferencyjnego z kamerami do 25 osób)
• maili do negocjacji z klientami (i tylko z klientami – zespołowo praktycznie nie używamy maili)

2. Administracja zadaniami w pracy zdalnej

Pracownik zdalny potrzebuje narzędzi, w które w przejrzysty sposób pozwalają kontrolować proces wykonywanych zadań. W moim pierwszym artykule na blogu opisałem w skrócie czym jest GTD. Możesz go teraz przeczytać lub zachować na później. Od wielu lat nie ukrywam też swojej wielkiej miłości do Nozbe. To proste i łatwe narzędzie wykonane przez polskiego producenta. Pozwala ograniczyć liczbę wysyłanych maili, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji, itp. Nozbe jest przejrzyste, ma prosty interfejs,  umożliwia tworzenie i współdzielenie dedykowanych projektów, delegowanie zadań, dodawanie komentarzy czy plików.

Można powiedzieć, że w Nozbe jest całe moje życie – ponieważ mam tam też projekty związane ze zdrowiem, rozwojem osobistym , czasem wolnym, duchowością czy w końcu pomysłami na przyszłość.

Nozbe posiada możliwość synchronizacji z narzędziami takimi jak: Evernote, Dropbox czy kalendarz Google (a za tym idzie funkcja powiadomień). Nozbe zostało zaprojektowane, aby zarządzać swoimi projektami zgodnie z metodologią GTD, choć nie musisz jej znać, aby zrozumieć jak działa ten kombajn 😊

Podobne narzędzia:

• Asana (narzędzie w funkcjonalnościach zbliżone do Nozbe ale budowane z trochę innymi założeniami – w większości przypadków, kwestia przyzwyczajeń)
• To-Do (jedna wielka kartka z listą zadań do wykonania)
• Trello (przejrzysty system kart – niczym żółtych karteczek)
• Jira (kombajn raczej dla programistów)

3. Kontrola produktywności

Kiedy pracujesz zdalnie nikt nie sprawdza, ile czasu tak naprawdę pracujesz. Dlatego warto zacząć mierzyć to we własnym zakresie. Osobiście bardzo lubię mierzyć różne rzeczy, ponieważ uwielbiam analitykę. Dostarcza mi to niezbędnej wiedzy, ile czasu faktycznie przepracowałem. Swojego czasu bardzo pomocną techniką okazało się pomodoro. Jest to technika zarządzania sobą w czasie na zasadzie kuchennego czasomierza. Celem jest skoncentrowanie się na wykonywanym zadaniu przez pełne dwadzieścia pięć minut oraz nieuleganie w tym czasie jakimkolwiek „rozpraszaczom”. Zadania układasz od najbardziej, do najmniej istotnych. Po zrealizowanym zadania wykonujesz krótką przerwę na reset głowy, po czym siadasz do kolejnego. Technika ta pozwala na ogromną oszczędność czasu, uczy też samodyscypliny. W sieci dostępnych jest wiele aplikacji stosujący metodę pomodoro, jedną z nich jest na przykład PomoDoneApp.

Inne, podobne programy:

• kartka papieru i długopis (po prostu notuj ile czasu poświęciłeś na wykonywanie zadań),
• SaveMyTime (dostępna wyłącznie na urządzenia mobile – pyta Cię, co robiłeś od ostatniego odblokowania telefonu),
• Tmetric (darmowe narzędzie do monitorowania czasu pracy),
• Timecamp – (aplikacja między innymi mierzy czas poświęcony na realizowane zadania przez pracowników zdalnych na ich poszczególnych etapach. Poza tym możesz dzięki niej wystawić faktury za przepracowane godziny, a także szybko zintegrować ją z systemami płatności z jakich korzystasz).

4. Wymiana danych

Kluczowa sprawa to bezpieczeństwo. Z drugiej strony – im łatwiejszy dostęp do niezbędnych danych, tym lepiej. Osobiście wszystkie ważne pliki, w tym dokumenty ofertowe, faktury, loga czy backupy trzymam w Google Drive. Przede wszystkim ze względu na niewielkie koszty – za zaledwie 8,99 zł miesięcznie mam do dyspozycji ponad 150 Gb wolnego miejsca. Pełna synchronizacja z wszystkimi urządzeniami, wsparcie całego ekosystemu Google – czego chcieć więcej?

Podobne narzędzia:

• Dropbox
• Box
• OneDrive

To zaledwie kilka, choć moim zdaniem naprawdę przydatnych narzędzi do zarządzania i organizowania pracy zdalnej. To właśnie te narzędzia uratowały mnie od totalnej klapy na Filipinach 😊  Umożliwiają efektywne wykorzystanie czasu, eliminują zbędne, bezcelowe czynności do zera. Uczą samodyscypliny, oszczędności czasu, produktywności – co przekłada się na jakość i ilość wykonanej pracy, a co za tym idzie – na zyski.

Na koniec dorzucę jeszcze coś pozytywnego

Filipiny są niesamowitym miejscem. Pełnym energicznych i uśmiechniętych ludzi. Wypełnionym po brzegi niesamowitymi widokami. Każdy dzień tutaj jest niesamowitą przygodą. Choć nie zdecydowałbym się przeprowadzić się tu na resztę życia, pozwoliło mi to na wiele spraw spojrzeć z innej perspektywy. Wielu ludzi żyje tutaj za mniej więcej 2 dolary dziennie, a mimo to są szczęśliwi. Pamiętaj, że dążenie do maksymalnej produktywności, czy też wielkich zarobków, wcale nie jest sednem życia. Inwestowania w doświadczenia, możliwość spojrzenia z innej perspektywy, doznawania nowych rzeczy – właśnie za to jeszcze bardziej lubię pracę zdalną. Ty też możesz jej zażyć. Pobierz naszego e-booka i przekonaj szefa, że praca zdalna to też coś dla Ciebie!