Jak przestać się spóźniać na spotkania (online)

Bycie na czas to bitwa.

Walka z samym sobą, żeby tym razem być punktualnie.

Twój wróg? Ty sam, targany fatalnymi nawykami, które podwyższają poziom stresu przy każdym spóźnieniu.

Ta bitwa nie jest dla osób o słabym sercu.

Czyha na Ciebie wiele niebezpieczeństw. Kary umowne, obniżona samoocena, stracone szanse.

Nie ma to jednak znaczenia, jeśli Twoja reputacja tonie za każdym razem, jak spóźniasz się na spotkanie. Możesz po prostu odłożyć swój miecz i poddać się. Twoi współpracownicy i partnerzy nie mają czasu na amatorów.

Zanim powędrujesz jeszcze raz spiralą w dół i po raz kolejny pojawisz się 10 minut później, lepiej upewnij się co zrobić, żeby być rycerzem punktualności.

Pomiń ten krok, a nic Cię nie uchroni od porażki. Przegrasz bitwę.

Dobra wiadomość jest taka, że punktualność to umiejętność, której możesz się nauczyć. I to taka, której musisz się nauczyć.

To taka umiejętność, o którą warto walczyć.

Kiedy tylko będziesz gotów wejść na arenę, uzbrój się w ten przewodnik i stocz walkę w słusznej sprawie.

Ludzie liczą na Ciebie za każdym razem, kiedy się umawiasz.

Jak spóźnianie się wpływa na Twoje życie

Możliwe, że już zdążyłeś uświadomić sobie, jak wiele tracisz Ty i Twoi współpracownicy.

A może jednak nie, skoro nic nie zmieniasz?

Może dla Ciebie  to norma i nie czujesz winy, że inni stracili przez Ciebie czas i pieniądze?

Możliwe, że wynika to z powszechnej akceptacji w społeczeństwie. W końcu wszyscy są tak zajęci, prawda?

A jednak wszyscy na tym tracą. I to niemało. Oto tylko kilka negatywnych dla Ciebie skutków spóźnienia:

Wyniszczający stres

Kiedy się spóźniasz, zaczynasz biegać jak poparzony. Znasz to? Ja znam, bo też tak biegałem. Teraz, na szczęście coraz rzadziej. Nie brzmi to ani zabawnie, ani przyjemnie .

Twój umysł wpada wtedy w pętlę przyspieszenia nie do okiełznania. Zamiast skupić się na celu, czyli zadaniach do wykonania , zaczynasz skupiać się na samym spieszeniu się.

Takie samookaleczanie się staje się uzależniające. W końcu staje się nawykiem. Świadomość tego jest pierwszym krokiem do wyleczenia się i bycia lepszym.

Zniszczona reputacja

Jak myślisz – czy inni biorą na poważnie osobę, która nigdy nie pojawia się na czas?

Ludzie utożsamiają niepunktualność z lenistwem i brakiem odpowiedzialności. Możesz po prostu zapytać swoich współpracowników, jak Cię widzą.

Kiedy dołączasz do wideokonferencji, organizator spotkania musi jeszcze raz powtórzyć, co zostało powiedziane.

Najgorszy efekt jest taki, że spóźnianie się jednej osoby zaczyna ciągnąć pozostałe w dół.

Przykład?

Wystarczy, że parę razy nie wykonasz zadania na czas lub spóźnisz się na spotkanie, a pozostałe osoby uznają, że one też nie muszą się starać. Bo po co? I tak muszą na Ciebie czekać. Tym sposobem wydajność zespołu spada.

Twój menedżer z pewnością nie chce dopuścić do takiej sytuacji, więc pojawia się pierwszy pretekst do zwolnienia.

Obniżona samoocena

Jeżeli Twoją wartością i ideałem jest bycie punktualnym, to spóźnianie się jest idealną ścieżką do obniżonej samooceny.

Wysoka samoocena pojawia się wtedy, kiedy Twoje cele pokrywają się z działaniami.

Bycie odpowiedzialnym i zaangażowanym to najkrótsza ścieżka do bycia bycia pewnym siebie.

Kary

Jeśli ciągle się spóźniasz, pewnie nie obce Ci są odsetki za nieterminowość, dodatkowe koszty i odjeżdżające autobusy. To ostatnie na szczęście nie zdarzy się w przypadku spotkań online.

Spóźnianie się = koszty. Innymi słowy: wydajesz więcej pieniędzy.

Niewykorzystane szanse

Spóźnienie może spowodować, że spóźnisz się na pociąg lub samolot. Spowoduje to również utratę szans, jakie pojawiają się w Twoim życiu.

Okazja pójścia tą właściwą Tobie ścieżką nie trwa wiecznie. Niedawno sam odczułem to na własnej skórze – pomyłka w godzinach stref czasowym kosztowała mnie utratę możliwości pojawienia się na ogólnoświatowej konferencji o pracy zdalnej.

Nigdy więcej!

(Update: A jednak! Sporym nakładem sił udało się odzyskać szansę 🙂 Pojawimy się na Remote Future Summit!)

Dlaczego się spóźniasz i jak przestać?

Jeśli ciągle się spóźnisz, najpierw zajrzyj w głąb siebie, żeby odkryć prawdziwą przyczynę. To pomoże Ci znaleźć motywację i zmienić perspektywę tak, aby punktualność stała się nawykiem bez wysiłku.

Spóźniasz się z wyboru i regularnie

Z zadziwiającą precyzją spóźniasz się zawsze o 10 min. Czy to nie dziwne?

Oznacza to, że de facto jesteś na spotkaniach wtedy, kiedy chcesz. Pytanie dlaczego?

Według Julie Morgenstern, autorki książki Jak być doskonale zorganizowanym, przyczyny są dwie i leżą głęboko w podświadomości:

1. Miałeś buntownicze dzieciństwo

Spóźnianie się w dorosłym życiu to kontynuacja zachowań z buntowniczego dzieciństwa, kiedy nie chcieliśmy robić tego, czego oczekiwali inni.

Poczucie posiadania kontroli ma ogromny wpływ na zarządzanie czasem.

Ten wpływ ujawnia się w kategoriach dominacji i uległości. Kiedy ktoś wyznacza godzinę spotkania, takie osoby odbierają to jako potrzebę wyższości drugiej strony.

Spóźnienie staje się częścią przepychanki:

• wyraża urazę do oczekiwań innych;
• jest reakcją obronną na strach przed “poddaniem się” innej osobie i umniejszeniu swojego autorytetu;
• jest sposobem na wyrażenie siebie jako wyższej strony.

Zrozumienie powyższego doprowadza nas do sedna, czyli czym tak naprawdę jest spóźnienie i jak je wyeliminować.

Punktualność to:

• troska o innych;
• wyraz szacunku i gotowości do współpracy; nie oznacza różnicy w statusie;
• wyraz asertywności i klarowności własnych wartości.

Po tym, jak już ustalisz czas spotkania, nie jest to okazja do podkreślania niezależności.

Moment na wyrażenie własnych potrzeb i własnego ja jest tuż przed. Pokazanie silnej ręki to takie ustalenie czasu, aby obie strony były zadowolone. Win – win, nie loose-win.

Spóźnienie się na wspólnie ustalony termin to brak szacunku i brak własnych priorytetów.

Jestem pewny, że nie to jest Twoim celem.

Jak przestać się spóźniać?

Spróbuj przez jeden dzień przyjść na każde spotkanie pięć minut wcześniej. Zobacz, jak się czujesz w takiej sytuacji.

Jest wysoce prawdopodobne, że pojawienie się wcześniej niż wszyscy inni da Ci poczucie wzmocnienia i kontroli nad sytuacją. Zdejmiesz z siebie ciężar winnego spóźnienia.

Tak naprawdę to moment, kiedy doskonale zarządzasz sobą w czasie.

Na początku sam będziesz siebie oszukiwał i zaprzeczał temu wrażeniu. Daj jednak sobie czas na przyzwyczajenie się do nowej sytuacji i głębokie poczucie ulgi.

Walka o władzę w taki sposób rzadko przynosi właściwe rezultaty. Pochłonie Twoją energię, a tą możesz spożytkować gdzie indziej. Na przykład robiąc coś nieoczekiwanego, ponadprogramowego w projekcie. Wprowadzi cię to w tryb proaktywny, gdzie to Ty stajesz się “Panem swego losu” (i czasu też).

Druga psychologiczna przyczyna to:

2. Potrzebujesz zastrzyku adrenaliny

Możliwe, że ekscytują Cię kryzysy. W pewnym sensie ładujesz się minikryzysem spóźnienia.

Jedyne co stawia Cię na nogi to zastrzyk adrenaliny, kiedy zaczyna się palić. Potrzebujesz pistoletu przystawionego do głowy.

Żeby to zrozumieć, po raz kolejny sięgnij do czasów dzieciństwa.

Być może wychowałeś się w trudnych warunkach, które doprowadziły Cię do rozwinięcia niesamowitych umiejętności przetrwania. Lepiej niż Twoi rówieśnicy wiesz, jak poradzić sobie z kryzysem.

Być może to właśnie Ty łagodziłeś kryzysy w nerwowej atmosferze w domu lub radziłeś sobie z ogromnymi stratami wśród najbliższych jeszcze jako dziecko.

To właśnie takie sytuacje sprawiły, że teraz najlepiej reagujesz na kryzysy.

Obecnie możesz zauważać w sobie zachowania takie, jak:

• Ciągle konfigurujesz nowe systemy (planery, kalendarze, apki na telefon), które mają uczynić Cię punktualnym i zorganizowanym, ale się ich nie trzymasz.
• Uwielbiasz rozwiązywać problemy, ale szybko się nudzisz trzymaniem się wypracowanych rozwiązań.
• Zrobisz więcej przez jeden dzień, jeśli masz 100 rzeczy na liście do zrobienia niż tylko 3.

Jak przekuć tą umiejętność w pozytywną cechę?

Jeżeli czujesz, że powyższe cechy dotyczą Ciebie, to kolejny system organizacyjny nie spowoduje, że staniesz się punktualny.

Więcej skupienia Twojej uwagi na organizacji nie da Ci więcej czasu na przyjemności. Po prostu najlepiej działasz w napiętym grafiku.

Zamiast tego wykorzystaj swój czas na bardziej znaczące zadaniach. Takie, które najlepiej wykorzystują Twoje niesamowite umiejętności rozwiązywania problemów.

Rozwiąż trudny problem Twojego zespołu, naucz się nowej, nieznanej Ci dotąd umiejętności lub załóż grupę mastermindową, w której będziecie rozwiązywać nierozwiązywalne problemy razem.

A teraz, podejmij decyzję, że kryzys typu punktualność nie jest problemem wartym Twojej uwagi. Po prostu się na nim pojaw wtedy, kiedy się umówiłeś.

Twoje talenty są zbyt wielkie, by je marnować, stale ratując się przed dezorganizacją i brakiem punktualności.

Spóźniasz się nieregularnie

Zdarza Ci się nie spóźnić? Gratulacje!

Ale pewnie równie często zdarza się spóźnić 15 a czasem 30 minut.

Tu przyczyna jest znacznie prostsza i łatwiejsza do naprawienia.

Szacowanie ilości czasu

Ocena, ile czasu zajmują czynności, nie jest łatwa. Zdaje sobie sprawę, bo to dotyczy również mnie. Tak naprawdę dotyczy każdego.

Daniel Kahneman przeprowadził eksperyment na studentach, którzy mieli ocenić, ile czasu zajmie dane zadanie w najbardziej optymistycznej wersji zdarzeń.

Później, inną grupę poprosił o to samo, ale w sytuacji, kiedy było pewne, że będą utrudnienia, może nawet kilka.

Okazało się, że średni czas oszacowany przez obie grupy był niemal identyczny.

To potwierdza naszą nieumiejętność racjonalnego szacowania czasu. Dotyczy to zarówno czasów dojazdu do coworku, jak i rutynowych czynności np. przygotowywanie obiadu.

Jak lepiej szacować czas?

Zrób eksperyment:

1. Zapisz szacowany czas czynności, którą masz zamiar wykonać.
2. Następnie zacznij go mierzyć.

Pomoże to znaleźć wzorce Twoich zachowań i dostosować szacunki czasu.

Możesz skorzystać z androidowego Time Metera. Za pomocą widgetów na pulpicie telefonu możesz szybko zacząć i skończyć mierzyć czas spędzony na wszystkich aktywnościach.

Do mierzenia czasu zadań w pracy możesz użyć Timely, Toggl lub Harvesta (integruje się natywnie z popularną w polsce asaną).

Czasy dojazdu możesz z dość sporą dokładnością ocenić za pomocą Google maps, które pozwala na uwzględnienie korków na drogach

Całe szczęście, że spotkania online pozwalają ominąć wszystkie korki 🙂

Inne czynności, jak widzisz poniżej, zajęły więcej niż planowałem. Uwzględnię to przy kolejnych planowaniach, gdzie dodam bufor na nieprzewidziane sytuacje (ok. 20-30%).

Naucz się mówić nie

Silna wola, która pozwoli Ci mówić nie to nawyk do wypracowania.

Brak tej umiejętności powoduje, że nawet Twój najlepiej rozplanowany dzień się rozsypie. Wystarczy, że ktoś poprosi Cię o jedną drobną przysługę, a Ty nie będziesz mógł odmówić.

Quick-fix w takiej sytuacji to ćwiczenie 2 standardowych odpowiedzi na prośby:

• Chciałbym pomóc, ale muszę to skończyć przed terminem
• Mam za 30 minut spotkanie. Umówmy się na jutro/inny termin.

To pomoże Ci odroczyć na później część zadań, a część z nich po prostu zniknie, bo okażą się niepilne i nieistotne.

Jeżeli już teraz nie wyrabiasz się z ilością pracy, to prawdopodobnie masz zbyt wiele zadań. To oczywiste. Asertywność uwolni Cię od tego problemu. Masz przecież taką samą ilość czasu w ciągu dnia, co inni.

W myśl zasady:

Underpromise & overdeliver

czyli obiecuj niewiele, dostarczaj więcej niż się spodziewają. O wiele lepiej będziesz widziany, kiedy zrobisz więcej, niż kiedy po raz kolejny nie dotrzymasz obietnicy i spóźnisz się z terminem lub na spotkanie.

Nie chcesz czekać na pozostałych

Rozumiem to.

Nie cierpisz siedzieć bezproduktywnie i czekać na innych.

To powstrzymywało mnie przed byciem na spotkaniu na czas. Przecież inni też się spóźnią, a ja zmarnuję kilka minut swojego cennego czasu.

Proponuję zrobić coś zupełnie przeciwnego:

1. Przed każdym planowanym spotkaniem zgromadź listę krótkich zadań. Dla miłośników GTD to będzie aż pięć 2-minuówek.
2. Pojaw się na spotkaniu wcześniej o 10 minut (na kanale na slacku / odpal w tle hangouts lub skype)
3. Zrób jak najwięcej z nich.
4. Kiedy pojawi się reszta – Ty już będziesz gotów.

Przykłady szybkich zadań do wykonania:

• Wyślij emaile
• Przejrzyj listę zadań na jutro
• Przeczytaj zgromadzone wcześniej artykuły, dokumenty do weryfikacji lub nawet parę stron z książki

W ten sposób przekształcisz “straszny” czas oczekiwania na wyjątkowo produktywny i przyjemny okres, dając sobie motywację do bycia punktualnie.

A co, jeśli Twoje spotkanie nie jest online, albo musisz się przemieścić tam, gdzie jest odpowiedni Internet?

Pozbądź się syndromu jeszcze jednej rzeczy

Wspomniana wcześniej Julie Morgenstern mówi o zjawisku, kiedy ludzie starają się zaoszczędzić jak najwięcej czasu i nie czekać bezczynnie na spotkanie.

Zwykle wypełniają czas przed video konferencją tą “jeszcze jedną rzeczą”.

Może się wydawać, że przeczy to poprzedniemu punktowi. Chodzi tu jednak o czas zanim pojawisz się przed komputerem, gotowy do rozmowy. Bo tym razem, ta “jeszcze jedna rzecz” tak cię pochłonie, że w końcu się spóźnisz.

Jeżeli chcesz się tego pozbyć, wyrób sobie nawyk przeciwny.

W tej samej sekundzie, kiedy myślisz o wciśnięciu jeszcze jednej rzeczy, nie rób tego. Po prostu odpal Skype’a / Hangouts.

A jeśli nie jesteś pewien, czy w planowanym miejscu będzie stabilny dostęp do Internetu – zaplanuj bufor czasowy na zmianę lokalizacji. To bardzo istotne. Nic tak nie irytuje w czasie spotkania jak słaba jakość dźwięku lub Twój całkowicie ginący głos.

Bonusowa wskazówka #1 – pomyśl o innych

Nie jesteś jedyną osobą, która cierpi z powodu spóźnienia się.

W przypadku zespołu 10-osobowego, gdy jedna osoba spóźnia się 15 min, a reszta na nią czeka, to sumaryczna ilość straconego czasu to 150 minut. 2.5 godziny!

Umawiając się na spotkanie, składasz obietnicę.

Dotrzymaj jej, jeśli nie chcesz narażać na straty innych.

Bonusowa wskazówka #2 – wizualizacja

Osoby spóźnialskie często nie doceniają konsekwencji spóźnienia się na ważne spotkania. Logiczne argumenty po prostu nie wystarczają.

Aby się temu przeciwstawić, spędź kilka sekund, wyobrażając sobie, co poczuje i pomyśli osoba, która na Ciebie czeka. Co by powiedziała? Jaki miałaby wyraz twarzy?

Teraz wyobraź sobie przyjazne powitanie, którego doświadczysz, kiedy pojawisz się na czas.

Wygraj bitwę o punktualność

Walka o odzyskanie honoru  oraz pogrzebanie opinii osoby spóźnialskiej nie jest łatwa.

Ale jeszcze bardziej przerażająca jest walka, jaką musisz stoczyć w sobie. Opór, strach, zwlekanie… to wszystko będzie działać przeciw Twoim postępom.

Do Ciebie należy pojawianie się coraz bliżej wyznaczonego terminu. Zwalczyć nawyki z dzieciństwa. Lepiej szacować czas.

To naturalne czuć się niekomfortowo. Każda osoba, która się do tej pory spóźniała, też tak ma.

Ale jeśli umówiłeś się na spotkanie, nie możesz pozwolić, żeby Cię to powstrzymało.

Niech ten przewodnik dla spóźnialskich doda Ci odwagi i uświadomi, że spóźnienie to nie demonstracja autonomii. Niech każda porada będzie niczym arsenał, z którego możesz wyciągać wiedzę, czemu tak się dzieje i stawać się punktualnym.

Opanuj swoją broń – czas, kawałek po kawałku, a wkrótce spotkania będą samą przyjemnością. Zaufanie do Ciebie się wzmocni. Twoja technika panowania nad czasem się wyostrzy. Twój kunszt zabłyśnie.

Świat potrzebuje punktualnych ludzi, którzy dotrzymują obietnicy. Pamiętaj o tym.