8 reguł pracowników zdalnych, które ustalasz jako menedżer

Pojawienie się pracowników zdalnych w firmie, która do tej pory działała jedynie w biurze, będzie dla wszystkich kulturowym szokiem.

Zgadzasz się?

Okazuje się, że wystarczy miesiąc, maksymalnie dwa, żebyś zauważył obustronne korzyści, jakie przynosi nowy tryb pracy.

Nie jest to jednak takie proste…

Jeśli traktujesz tą zmianę poważnie, potrzebujesz niezwykle systematycznego podejścia do zarządzania i przywództwa pracowników zdalnych. Brak strategii współpracy lub wcześniej wypracowanych reguł powoduje niepotrzebny chaos i narastającą irytację. Nie ma sensu pracować po omacku. W końcu chcesz zostać Ninja, prawda? A oni zawsze wszystkie ruchy wykonywali z odpowiednią, wcześniejszą, analizą.

Poniżej znajdziesz 8 zasad, które określą warunki współpracy pomiędzy Tobą i Twoim pracownikiem. Gdy zostaną poprawnie wprowadzone, praktycznie gwarantują owocną współpracę i wzajemne zrozumienie.

Nie są to jednak zasady, które zabierają elastyczność, jaką daje praca zdalna. Traktuj je jako wskazówki, które pozwolą zespołowi działać w swoim najlepszym wydaniu.

Oto one:

#1 Kredo, które od samego początku określa kulturę pracy w zespole

Czym jest kredo? W uproszczeniu jest to zbiór zasad czy też reguł, które panują w danej firmie i odnoszą się do wielopłaszczyznowej współpracy w różnych zespołach. W pewnym sensie odpowiadają na najważniejsze pytanie “dlaczego?”. Czyli:

• Dlaczego pracujemy razem w zespole?
• Dlaczego tak ważni są klienci?
• Dlaczego w ogóle robimy to, co robimy?.

Koncept Zacznij od dlaczego? został zapoczątkowany przez Simona Sinka, którego książkę na ten temat głęboko polecam. Pod linkiem znajdziesz film, który daje mnóstwo podpowiedzi, które pomogą Tobie takie kredo napisać.

Jednym z ciekawszych kredo, na jakie udało mi się natrafić, jest to zaproponowane przez Matta Mullenwega – CEO Automattic, czyli firmy stojącej za najbardziej popularnym CMSem na świecie – WordPressem. Sama historia tego CMSa jest niesamowita i warta napisania osobnego artykułu. Chcesz o tym przeczytać? Zostaw komentarz 🙂 Fragment ten jest umieszczany pod koniec każdej umowy o pracę, tuż nad miejscem na podpis. Poniżej swobodne tłumaczenie z j. angielskiego:

Nigdy nie przestanę się uczyć. Nie będę pracował tylko nad rzeczami, które mi przydzielono. Wiem, że nie ma czegoś takiego jak status quo. Będę budował naszą firmę w sposób zrównoważony przez zaangażowanych, lojalnych klientów. Nigdy nie przegapię okazji, aby pomóc koledze i będę pamiętał dni, zanim znałem się na wszystkim. Jestem bardziej zmotywowany oddziaływaniem na świat niż pieniędzmi i wiem, że Open Source jest jedną z najpotężniejszych idei naszego pokolenia. Będę komunikował się jak najwięcej, ponieważ dla rozproszonej firmy jest to tak ważne jak tlen do oddychania . Biegnę w maratonie, a nie w sprincie, i bez względu na to jak daleko jest cel, jedynym sposobem jest stawiać codziennie jedną nogę przed drugą. Przy wystarczającej ilości czasu, nie ma problemu, który jest nie do pokonania.

Dzięki takiemu przekazowi, osoby, które dołączają do Twojego zespołu, już od pierwszego dnia doświadczają wysokiej kultury pracy w nowym dla nich środowisku.

Kredo powinno być zakorzenione w Tobie i Twoim zespole. Nie wystarczy, że będą to górnolotnie brzmiące słowa, spisane na papierze. To coś, co w naturalny sposób wynika z Waszej współpracy, ale równocześnie trafnie pokazuje oczekiwania wobec siebie.

Nie chodzi tylko o “motto”, które wisi w korytarzu korporacyjnym. Większość osób mija je obojętnie każdego dnia. Kredo nie może być czymś, co zostało stworzone głównie po to, aby pokazać na zewnątrz jacy jesteśmy fajni. To nie może być teoria – musi stać się realną praktyką.

Pamiętaj, że Twój zespół jest jak sznurek. Sznurka nie da się pchać. Można go tylko ciągnąć. Podobnie będzie w tym przypadku, jeśli uda Ci się samemu jako szefowi, wdrożyć takie kredo do swojego życia i swojej współpracy, szybko zauważysz, że staję się to praktyką i kulturą Twojej firmy.

Dopiero teraz możesz przejść do kolejnego punktu:

#2 Okres próbny, który sprawdza gotowość obu stron

Innymi słowy chodzi o czas, w którym i Ty, i Twój współpracownik zweryfikujecie, czy to jest forma współpracy, która odpowiada obu stronom.

Na potrzeby tego artykułu zakładam, że obie strony są chętne do spróbowania tej formy zatrudnienia. Być może zaczyna brakować miejsca w Twoim biurze, a może sami pracownicy zgłaszali chęć pracy zdalnej. Możliwe, że masz potrzebę zatrudnienia specjalistów, których po prostu nie ma w Twojej okolicy. Bez względu na okoliczności, taki okres próbny przyda się wszystkim – zarówno Tobie, jak i Twoim współpracownikom.

Możesz wziąć przykład z Ctrip – call center w Chinach. We współpracy z Uniwersytetem ze Stanford przeprowadzili badania wydajności pracowników poza biurem. Badanie trwało 9 miesięcy. Właśnie po to, żeby wykluczyć początkowy entuzjazm, który wynikał możliwości pracy z dowolnego miejsca.

Analizując dane można dojść do wniosku, że pozytywny wpływ pracy poza biurem był dość stały w ciągu tego całego okresu.

Wróćmy jeszcze na chwilę do powyższego badania. Nicolas Bloom – prowadzący badania – skwitował to tak:

W Ctrip była to grupa samozwańcza, więc wszyscy byli zmotywowani, aby efektywnie pracować w domu, i tak powinno być. Niektórzy ludzie wycofywali się po upływie dziewięciu miesięcy – i to właśnie oni osiągają najsłabsze wyniki jako zdalni pracownicy. Próbowali i zrozumieli, że to nie dla nich. Koniec końców, firma zyskała najbardziej zmotywowaną kadrę pracującą z domu.

Okres próbny możesz przeprowadzić na kilka sposobów.

• Możesz na początku dwóm najzdolniejszym lub najbardziej zmotywowanym pracownikom zaproponować pracę przez jeden do dwóch dni zdalnie.
• Możesz zatrudnić specjalistę od dawna pracującego zdalnie i “przećwiczyć” z nim współpracę?
• Możesz sam spróbować pracy w ogrodzie przez większość tygodnia.

Dostarczy Ci to bezcennych wskazówek na temat zachowania zespołu i jego produktywności.

Ale możesz się zastanawiać:

A co, jeśli nasza zdalna współpraca nie układa się?

No cóż, w takim wypadku albo wracasz do tradycyjnego układu – pracy w biurze, albo rozmawiasz, aktywnie słuchając Twojego pracownika. Często wystarczy nieco zmodyfikować warunki, aby nastąpiła pełna synergia.

#3 Trwała komunikacja kluczem do wygranej zespołu

Najważniejszy składnik udanej współpracy. Ba, każdego związku – czy to biznesowego, czy prywatnego. Tym bardziej w relacji zdalnej, gdzie nie ma miejsca na wymianę informacji w przerwie na kawę lub mijając drugą osobę na korytarzu.
W takiej sytuacji większość komunikacji będzie odbywać się pisemnie. Dlatego potrzebujesz ludzi, którzy chętnie korzystają z tej formy kontaktu. I ustalenia paru zasad:

• kanały komunikacyjne, czyli wybór odpowiednich narzędzi.
  Ogromnym ułatwieniem w sprawnej komunikacji są aplikacje do zarządzania projektami. Na pewno słyszałeś o Nozbe, Asana czy Trello – to tylko przykłady.
  Możliwe, że w Twoim przypadku niezbędny jest CRM, żeby zawładnąć komunikacją z wieloma klientami w większym zespole. Każda firma ma inne potrzeby a Ty znasz je najlepiej. Gdybyś potrzebował doradztwa w tej kwestii – śmiało pisz.
  Zadbaj o to, aby system komunikacji był asynchroniczny, czyli nie wymuszał natychmiastowej reakcji. Dzięki temu możesz wykorzystać jedną z największych zalet pracy zdalnej, czyli możliwość skupienia się przez dłuższy czas bez przerywania.
  Pamiętaj, że komunikacja w zespołach rozproszonych jest najważniejsza! To pierwsze miejsce, które może szybko stać się problemem. Każdy w zespole będzie musiał nauczyć się klarownej i zdyscyplinowanej komunikacji.
• obecność na wirtualnych spotkaniach, które mają wcześniej ustalony cel. Ważne jest, aby obie strony zobowiązały się do obecności o wyznaczonej wcześniej godzinie i pełnym skupieniu na rozmowie. Pozornie wirtualnej. To jest czas, kiedy należy się odciąć od otaczającego świata. W innym wypadku spotkanie zamieni się w niekończący ciąg oczekiwania na drugą stronę. Pamiętaj jednak, że możesz wymagać stuprocentowego zaangażowania dopiero wtedy, kiedy spotkanie ma jasno określoną agendę i mieści się w zamkniętych ramach czasowych.
• styl komunikacji z klientami, czyli osobami, które tak naprawdę decydują o jakości pracy w firmie. To oni wyznaczają normy przez swoje oczekiwania i informację zwrotną. Możesz jednak pomóc procesowi dochodzenia do jakości panującej dotychczas w firmie, np. poprzez określenie czasu odpowiedzi na zapytanie.
  Reguły uświadamiające jak ważny jest klient, pozwolą lepiej zmotywować Twój zespół zdalny. Ta świadomość spowoduje, że Nie będzie miało znaczenia czy pracują w biurze, w domu, czy na plaży oddalonej o 10 000 km.

#4 Sprzęt do wydajnej i bezpiecznej pracy

Praca zdalna lub, zgodnie z kodeksem pracy, telepraca nakłada też na Ciebie pewne obowiązki co do wyposażenia stanowiska. Nie różnią się one znacznie od typowych dla pracy w biurze:

• dostarczenie pracownikowi i ubezpieczenie sprzętu,
• pokrycie kosztów jego instalacji, naprawy i konserwacji,
• zapewnienie pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń z obsługi sprzętu i BHP

Alternatywą jest zgoda na częściowe wykorzystanie sprzętu pracownika. To generuje kolejne, spore oszczędności (w długiej perspektywie). W takim wypadku pomyśl jednak o rekompensacie za użycie własnych narzędzi i materiałów, np. tuszu do drukarki. Tutaj także spoczywa na Tobie obowiązek ubezpieczenia własności (narzędzi do pracy) telepracownika.

Kwestia sprzętu bardzo zależy od procedur bezpieczeństwa w Twojej firmie. Najlepiej skonsultuj się w tej sprawie z działem IT.

Weź jednak poważnie pod uwagę użycie własnego sprzętu pracownika, jeżeli taki preferuje. Z doświadczenia wiem, że jest to możliwe.

A co w przypadku, kiedy mieszkanie lub sprzęt pracownika wymaga optymalizacji lub wymiany na nowy?

Dobrym przykładem jest tu zespół Nozbe, który składa się z ponad 25 osób i ani jednego biura stacjonarnego. Pracodawca pokrywa ok. 50% kosztów zakupu nowego sprzętu – biurka, fotela, komputera (a dokładniej pracownik płaci 50% kwoty netto)

Kwestie sprzętu za nami, a co z pozostałymi wydatkami? Czytaj dalej…

#5 Wydatki – jak je rozliczać?

Tutaj sprawa jest uzależniona od ogólnej polityki firmy. Czasem pracownicy dostają kartę kredytową lub kartę przedpłaconą (większość polskich banków daje taką możliwość) z której mogą korzystać ‘w granicach zdrowego rozsądku’.

Tak robi software house 37signals. Dla nich jest to skuteczna metoda usuwania blokad w realizacji projektów. Pracownik nie musi za każdym razem domagać się o sprzęt niezbędny do wykonania zadania. Po prostu kupuje, a faktury wysyła do księgowości, na wypadek kontroli IRS (tamtejszego urzędu skarbowego). Żadnych raportów.

Na rodzimym rynku firma, która także działa na zasadach zaufania i wzajemnego szacunku, to Marco z Gliwic. Zajmują się produkcją m. in. etykiet. Dla nich ważne jest, aby pracownik dbał o swoją rodzinę. Może on wspólnie z żoną wyjść do teatru lub kina tyle razy ile uzna za słuszne.

A jak się rozliczają?

Na koniec miesiąca pracownik wysyła maila mówiącego w skrócie gdzie był i ile wydał.

Zastanawiasz się – czy to rozsądne?

Kiedy w grę wchodzą pieniądze, w szczególności te “niekontrolowane”, u szefów zapalają się same czerwone lampki ostrzegawcze. Ale pomyśl – jak bardzo ufasz swojemu pracownikowi? Przecież dajesz mu dostęp do znacznie ważniejszych danych – np. wrażliwych danych Twoich klientów. Przecież ufasz mu w znacznie większych sprawach, więc czemu miałabyś zacząć podejrzewać o oszustwa właśnie w tej?

A skoro już mowa o podejrzliwości, przeczytaj następny punkt…

#6 Kontrola pracownika (i jak się mają do tego efekty jego pracy)

Zacznijmy od tego, że praca zdalna sama w sobie daje kredyt zaufania do pracownika. Kontrola codziennych działań to z kolei jasny sygnał ‘nie ufam Ci’.

Jakie są realne skutki ciągłego nadzoru? Oto kilka z nich:

• Pracownik zaczyna pracować tak, jak go traktujesz – czyli jak dziecko, które robi to, co każesz kiedy patrzysz, ale kiedy Cię nie ma – robi co chce.
• Eliminujesz kreatywne podejście do pracy i samodzielne podejmowanie decyzji. Temat odpowiedzialności i zaufania jest bardzo rozbudowany i zasługuje na osobny wpis.
• Kiedy zabronisz korzystania z Fejsa lub YouTube’a nic nie zyskujesz. Naturalną, ludzką rzeczą jest poszukiwanie okresowych rozrywek. Nikt nie siedzi przez bite 8 godzin przed ekranem komputera. Nawet Ty.
• Pojawią się w koszty związane z zakupem i konfiguracją oprogramowania do monitoringu. Do tego dodaj czas pracownika, który będzie zajmował się śledzeniem nikczemnych poczynań kolegów.
  Dodam, że zgodnie z tzw. RODO, w projekcie ustawy aktualizującej Kodeks Pracy wyraźnie wskazano, że nie możesz używać monitoring wideo do kontroli pracy pracownika.

Moja propozycja?

Brak kontroli i umiejętne zarządzanie, a właściwie mentoring Twoich pracowników.

Mierz przede wszystkim efekty działań pracowników, a nie czas poświęcony na poszczególne zdania.

Wiele zależy od charakteru Twojej firmy. Oto prosty przykład:

Załóżmy, że jest prowadzisz firmę sprzedającą usługi. Większość systemów CRM umożliwia badanie liczy i czasów połączeń. Jest to tylko pozornie statystycznie ważna informacja.

Dlaczego?

Jeden z Twoich pracowników wykonuje 30 telefonów dziennie ale trwają one tylko 2 minuty, a jego sprzedaż jest znacznie poniżej średniej.

Drugi wykonuje tylko 10 telefonów dziennie, ale jego rozmowy są znacznie dłuższe, bardziej prezycyjne, a skuteczność wyrażona w przychodzie wielokrotnie wyższa.

Trzeci podchodzi do tematu bardziej kreatywnie – komunikuje się z klientami mailami, w social media lub innymi kanałami niż telefon.

Który pracownik wykonał statystycznie najwięcej pracy? A który był najlepszy?

Pozwól swoim pracownikom realizować cele w taki sposób jaki będzie w ich przypadku skuteczny. Pozwól im szukać rozwiązań.

Szybko zauważysz, że w szczególności pracownicy zdalni są bardzo kreatywni. Głównie dlatego, że mają taką możliwość. Jeśli będziesz odpowiednio komunikował się z zespołem i w wyraźny sposób akcentował cele zamiast skupiać się na ilości wykonanej pracy, szybko zauważysz wzrost produktywności Twojego zespołu.

#7 Bezpieczeństwo danych

To poważny temat, który jest jednocześnie rozwiązanym na tysiąc sposobów problemem. Pisałem o tym w e-booku Pracuj Zdalnie: 11 Sprawdzonych Sposobów Na Wymówki Szefa. Polecam rzucić okiem na rozdział Dane są bezpieczne tylko na terenie biura, gdzie zaproponowałem parę zdroworozsądkowych zasad.

#8 Rozwiązanie/modyfikacja umowy

Ten elastyczny wymiar współpracy to ukłon w obie strony. Pracownikowi pozwala na właściwy work/life balance, a Tobie m. in. na ograniczenie kosztów biurowych i przyciąganie talentów z odległych miejscowości. Mimo, że wynika to z różnych potrzeb, to jednak pozwala na realizowanie ich w ten sam sposób.

Jak wszystko na tym świecie, tak i potrzeby którejkolwiek ze stron mogą się zmienić. Nie przejmuj się tym, a na pewno nie bój się podjąć decyzji tylko dlatego, że w przyszłości może okazać się niewłaściwa. Myślisz, że to co założysz dzisiaj, musi trwać na wieki? Tak nie jest. Jeśli zmienią się warunki na rynku lub Twój pracownik uzna, że lepiej pracuje mu się w biurze, zmieńcie umowę. Decyzje mogą być tymczasowe.

Najważniejsze zostawiłem jednak na koniec. Powyższe zasady mogą być tylko zadrukowanym papierem – częścią umowy z podpisem Twoim i Twojego pracownika, sztucznym wytworem, czy pobożnym życzeniem pracodawcy.

Zasady współpracy, czyli de facto kultura współpracy to jednak coś więcej. Nie załatwi tego żadna lista. Zacytuję tutaj Jasona Frieda:

Kultura jest produktem ubocznym konsekwentnego zachowania. […] Jeśli nagradzasz zaufanie, to zaufanie będzie integralną częścią firmy. Jeśli traktujesz klientów dobrze, to traktowanie klientów staje się Twoją kulturą.

Doskonała współpraca to długodystansowy bieg. Nie oczekuj od razu perfekcji – oczekuj postępu.

Jeśli chcesz przedyskutować sytuację w Twojej firmie, potrzebujesz gotowych rozwiązań – skontaktuj się z nami. Doradzamy i szkolimy zespoły, które chcą działać zdalnie.

Jako uzupełnienie tego artykułu dołączam dwa wzory umów o pracę. Oba są zgodne z obecnym Kodeksem Pracy.