5 cech, bez których nie poradzisz sobie w pracy zdalnej

Pracowałem zdalnie zanim to było modne, bo już w 2006 roku.

W 2012 roku praca zdalna przerodziła się dla mnie w koszmar. Dziś jest bajką.

Te dwa okresy różni 5 cech, które mam dziś, a nie miałem wtedy.

Praca zdalna potrafi wykończyć człowieka

Wstajesz o 11:00. Do pracy siadasz o 12:00. Prasówka, kwejk, wykop. Zadania zaczynasz o 13:00, ale już o 14:00 Twój organizm domaga się jedzenia.

Obiad, drzemka (bo zjazd energetyczny), kawka. Jest 15:30, a prawie nic nie zrobione.

W panice uruchamiasz multi-tasking, skaczesz od tematu do tematu. Wszystko jest pilne, bo przecież już 17:00. Gdzieś pomiędzy uciekasz myślami, dryfując między blogami o zdalnej pracy z Tajlandii.

I tak sobie dryfujesz do 22:30. Bieganie, znajomi, hobby? Przecież nie ma kiedy, bo masz jeszcze tyle pracy!

Dociera jednak do Ciebie, że pomimo 11 godzin przed komputerem, prawie niczego nie skończyłeś.

Następnego dnia masz wstać o 7:30. Nadgonisz zaległości i będzie dobrze.

Po 13 drzemkach finalnie zbierasz się z łóżka o 11:00. Zmęczony i zestresowany już od samego rana.

Brzmi jak tragiczny styl życia? Cóż, tak wyglądała moja praca zdalna jakieś pięć lat temu.

Wniosek? Jeśli nie jesteś gotowy na pracę zdalną, to będzie ona Twoim przekleństwem.

5 cech, które musisz mieć, aby skutecznie pracować zdalnie

Praca zdalna nie jest dla każdego. Nie oznacza to natomiast, że jeśli dziś się do niej nie nadajesz, to tak już zostanie.

Nawyki i umiejętności potrzebne do pracy zdalnej możesz wytrenować.

Najpierw musisz się tylko dowiedzieć, jakie cechy rozwijać i dlaczego są potrzebne.

Niektóre mogą się wydawać oczywiste. Jednak jeśli nie weźmiesz ich sobie do serca, to możesz skończyć jak ja w 2012 r.

Szczerze odradzam.

Tak więc czego mi brakowało wtedy, a co pomaga mi być skutecznym zdalnym pracownikiem dzisiaj?

1. Doskonała organizacja czasu

Praca z biura wymusza na Tobie pewien rytm. Chociaż wielu z nas narzeka na rutynę w pracy 9-17, to ma jedną wielką zaletę. Odciąża Cię od planowania dnia.

Wstajesz. Tramwaj. Śniadanie od pana kanapki. Praca. Lunch. Praca. Powrót. Zakupy. Obowiązki domowe. Odpoczynek. Sen.

A praca zdalna? Robisz praktycznie co chcesz i kiedy chcesz. Każdy dzień może wyglądać inaczej. To tyle samo możliwości jak i pułapek.

Zaplanowanie czasu, a następnie konsekwentna realizacja tego planu będą trzymać Twoje dni w ryzach.

Jak poznać, że masz problemy z organizacją czasu?

• masz wrażenie, że niczego konkretnego nie osiągasz pomimo długich godzin pracy
• nie potrafisz wskazać końcowego efektu swoich działań
• nie określasz ram czasowych dla konkretnych zadań
• często zdarzają Ci się nadgodziny
• regularnie zaniedbujesz prywatne sprawy (sport, znajomi, hobby, czytanie itd.) bo masz wrażenie, że nie ma na nie czasu

Jeśli pracując z biura miewasz problemy organizacyjne, to praca zdalna doprowadzi do ich eskalacji (tak jak to było w moim przypadku).

Bez planu dnia masz wrażenie, że ciągle jest czas, żeby skończyć zadania (chociaż nie określiłeś nawet, co konkretnie masz zrobić i ile potrzebujesz na to godzin). Ma on jednak tendencję do zlewania się w jedną, niekonkretną całość.

Bez planu będziesz zajmować się rzeczami, które akurat wpadną Ci do głowy i wydadzą się pilne. Co więcej, pomieszasz pracę ze sprawami prywatnymi.

Dzień upłynie, a Ty nie zrobisz niczego istotnego i będziesz się z tym czuć źle.

To jest właśnie problem elastyczności, jaką daje praca zdalna. Bez świetnej organizacji czasu działa ona destrukcyjnie.

Jak więc planować i organizować czas?

Cóż, artykułów i książek na ten temat jest cała masa. Najważniejsze porady to:

• Wykorzystaj czas pracy do realizacji przede wszystkim ważnych zadań – poczujesz progres
• Wyznacz godziny pracy i godziny na sprawy prywatne: zakupy, odpoczynek, sport, czas z rodziną i spotkania ze znajomymi. Jeśli wiesz, że masz je zaplanowane, to łatwiej się skupić i nie przerywać pracy aby zrobić pranie.
• Planuj w wymiarze tygodniowym i dziennym. Unikniesz piątkowej paniki i domykania spraw na ostatnią chwilę.
• Zamiast mówić “chcę rano pracować 4h nad projektem X”, skup się na końcowym rezultacie, np. “chcę rano w 4h napisać artykuł na bloga o pracy zdalnej”.

Jeśli miewasz problemy wymienione wcześniej, to nie myśl jeszcze o pracy zdalnej. Najpierw naucz się lepiej organizować i planować czas. Zwłaszcza, jeśli myślisz o freelancingu lub własnym biznesie.

2. Samodyscyplina

Wstajesz rano, bierzesz prysznic i wsiadasz w tramwaj do biura tylko dlatego, że kilka spóźnień = bezrobocie?

Gdy szef idzie na urlop, to spędzasz połowę dnia pracy na portalach ze śmiesznymi obrazkami, a drugą na pogaduszkach w kuchni?

Jeśli nie ma kija lub marchewki (ale raczej kija), to Twój projekt stoi w miejscu?

Przykro mi, ale bez samodyscypliny nawet najlepszy plan dnia legnie w gruzach (a wraz z nim blaski pracy zdalnej).

Musisz umieć wstać rano, oprzeć się rozpraszaczom i realizować na czas zaplanowane zadania. Bez stojącego nad Tobą managera, bez wstydu przed oglądaniem YouTube przez pół dnia (który towarzyszy Ci w biurze), bez narzuconej z góry rutyny.

Najpotężniejszym źródłem samodyscypliny i motywacji do pracy jest… uwielbianie tego, czym się zajmujesz. Jeśli do pracy podchodzisz z entuzjazmem i sprawia Ci ona satysfakcję, to będzie Ci łatwiej się do niej zabrać w domu / co-worku / kawiarni.

Twoje zadania Cię męczą, a do pracy chodzisz, bo musisz? Przejście na pracę zdalną tylko pogorszy sytuację. Po tygodniu zorientujesz się, że leżysz na łóżku w piżamie, z laptopem, otoczony pudełkami po pizzy, a z pracą jesteś w lesie.

Najpierw musisz znaleźć to, co lubisz robić. To fundament, na którym zbudujesz niezbędną samodyscyplinę.

3. Samodzielność w pracy

Ten punkt jest związany z poziomem Twoich umiejętności. Jeśli jesteś na etapie młodszego specjalisty i potrzebujesz opieki osoby z większym doświadczeniem, to praca zdalna będzie trudna.

Krótko mówiąc, musisz być świetny w tym co robisz. Samodzielność oznacza, że:

• wiesz, co powinieneś zrobić, aby osiągnąć wyznaczony cel
• masz świadomość, w których miejscach potrzebujesz pomocy, od kogo i jak o nią poprosić
• umiesz estymować ile czasu powinno zająć konkretne zadanie
• wiesz, co może pójść nie tak, potrafisz to przewidzieć i z wyprzedzeniem zneutralizować
• efekty Twojej pracy są zwykle pozbawione błędów, więc nie trzeba po Tobie sprawdzać

Praca zdalna ogranicza możliwość komunikacji. Nie możesz podejść do managera i poprosić o szybką pomoc – musisz czekać na odpowiedź na wiadomość czy maila.

Tempo i jakość Twojej pracy muszą być maksymalnie niezależne od komunikacji i wkładu innych osób. Możesz to osiągnąć tylko jeśli potrafisz pracować samodzielnie.

4. Proaktywność

Skuteczny zdalny pracownik to proaktywny pracownik.

Dość powiedzieć, że rzadkością jest, aby praca zdalna sama do Ciebie przyszła. Raczej musisz ją sobie wywalczyć.

Nie licz na to, że szef przyjdzie do Ciebie pewnego dnia i powie “A może zacząłbyś pracować w 100% z domu?”.

Proaktywność jest kluczowa, aby w ogóle zacząć pracować zdalnie.

Oczywistym jest, że proaktywna postawa to fundament bycia freelancerem. Jeśli samodzielnie nie zadbasz o promowanie swoich usług, to nie pozyskasz klientów.

Natomiast mało kto zdaje sobie sprawę, że praca zdalna na etacie również wymaga proaktywności. Jeśli większość osób w Twojej firmie pracuje z biura, to prawdopodobnie sporo rzeczy Cię ominie.

Ciekawy projekt otrzyma osoba, którą szef widuje na co dzień. Ważne wnioski z analizy danych zostaną poruszone przy kawie w kuchni i nigdy ich nie usłyszysz.

Przyjęcie postawy pod tytułem “Jeśli szef mnie nie ściga, to nie będę sobie sam dokładać pracy” Cię zgubi.

Gdy przyjdą chude lata, to jak myślisz – gdzie firma zacznie szukać oszczędności? W zdalnym pracowniku, który “nie wiadomo co robi”.

Pamiętaj więc, żeby:

• szukać problemów i proponować ich rozwiązanie
• podejmować się zadań, które inni niechętnie chcą realizować
• regularnie myśleć o nowych inicjatywach rozwijających firmę i zgłaszać gotowość do ich wprowadzenia w życie

Nie czekaj, aż szef zleci Ci zadanie. Myśl, co mógłbyś zrobić i wychodź z inicjatywą.

Rzadko zdarzało mi się, że mój pomysł był odrzucany. W 90% przypadków propozycje z mojej strony spotykały się z aprobatą i wzmacniały moją pozycję u zleceniodawcy.

Bądź proaktywny.

5. Skuteczna komunikacja pisana

Chociaż wysłanie emaila do osoby siedzącej biurko obok nie jest dziś niczym dziwnym, to i tak będąc w biurze spędzasz sporo czasu komunikując się werbalnie.

Przejście na pracę zdalną oznacza, że – pomimo dobrodziejstw technologicznych typu Skype – będziesz zdany niemal wyłącznie na komunikację pisaną. Głównie przez email i komunikatory, takie jak Google Hangouts czy Slack.

W praktyce oznacza to, że umiejętność komunikacji pisanej staje się kluczowa.

Jak pisał Jason Fried w książce Rework:

“Jeśli masz kilku równorzędnych kandydatów do pracy, zatrudnij tego, który lepiej pisze. Nieważne, czy zatrudniasz marketingowca, sprzedawcę, designera, programistę czy kogokolwiek innego, jego umiejętność pisania się zwróci. (…) Osoby świetnie piszące dobrze się komunikują. Łatwo je zrozumieć. Potrafią postawić się w sytuacji innej osoby. Wiedzą, co pominąć.”

Jeśli kiepsko piszesz maile i wiadomości, to rozmowa, która normalnie zajęłaby 15 minut w sali konferencyjnej, w formie pisanej może się ciągnąć nawet przez tydzień.

Tylko pomyśl:

1. Wysyłasz maila
2. Odbiorca czyta go kolejnego dnia i odpisuje wieczorem
3. Czytasz odpowiedź (jest już środa) i masz wrażenie, że on nadal Cię nie rozumie, więc ślesz kolejnego maila
4. Odbiorca odpisuje (mamy czwartek)
5. Do porozumienia dochodzicie dopiero w piątek – czyli w dniu, kiedy zależne od Waszej konwersacji zadanie miało być skończone. A zaczniesz dopiero od poniedziałku…

W biurze sprawa byłaby załatwiona w 15 minut.

Jeśli pracujesz zdalnie, to dla osób w biurze komunikacja z Tobą ma zwykle niższy priorytet. Przegrywa z fizycznymi spotkaniami i rozmowami “na żywo”. Maile mogą przecież poczekać.

Roli klarownej komunikacji pisanej nie da się przecenić przy pracy zdalnej. Jeśli chcesz działać skutecznie, maile i komunikator nie mogą być wąskim gardłem.

Inaczej szybko wpadniesz w stan zawieszenia, gdzie praca nad projektem będzie zablokowana, a Ty niewiele będziesz mógł na to poradzić.

Jak się dobrze komunikować w piśmie?

• pisz krótko i zwięźle
• unikaj pustych słów (przymiotniki, nic nie wnoszące wyrażenia typu “Z całym szacunkiem, ale według mojej wiedzy, to…”)
• pisz językiem zrozumiałym dla innych, pomijaj nieistotne dla danej osoby informacje i szczegóły (im dłuższy i bardziej zawiły mail, tym dłużej będziesz czekać na odpowiedź)
• uprzedź pytania (aby nie wydłużać konwersacji)

Pisać krótko i wyczerpująco jest trudno, ale warto nad tym codziennie pracować.

Pracuj nad sobą już od dzisiaj

W latach 2013 – 2016 pracowałem głównie z biura. W międzyczasie rozwijałem cechy i umiejętności opisane w tym artykule.

Jeśli chcesz pracować zdalnie, to też powinieneś nad sobą pracować już teraz.

Mając te 5 cech, wywalczenie przejścia na zdalną współpracę będzie łatwiejsze.

Gdy już zaczniesz pracę zdalną, to będziesz od razu korzystać z jej zalet i unikać pułapek. I tego Ci życzę 🙂