Wirtualne biuro – alternatywa dla 2,5 mln przedsiębiorców

Jeszcze do niedawna przedsiębiorcy uważali stacjonarne biura, w których gromadzą się pracownicy, za jeden z podstawowych elementów budowania sprawnie działającego biznesu. W takiej rzeczywistości wirtualnym biurom trudno było funkcjonować. Ostatni rok wiele jednak zmienił. Jakie są więc ich największe zalety? Kiedy jest to rozwiązanie właśnie dla Ciebie? Zachęcamy do przeczytania.

Nowa rzeczywistość

Pandemia zmodyfikowała myślenie przedsiębiorców. Przymusowa praca zdalna lub hybrydowa, czy wizja kwarantanny pracowników spowodowały, że firmy na całym świecie, zaczęły adaptować się do nowych warunków. Większa elastyczność pracodawców do delegowania pracy w warunkach domowych jest jedną z nielicznych, pozytywnych konsekwencji ostatniego roku.

Wśród negatywnych są natomiast narastające problemy finansowe i trudności z utrzymaniem płynności. Dlatego właściciele niewielkich przedsiębiorstw lub osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą szukają oszczędności. To grupa licząca ponad 2 miliony podmiotów.

Zgodnie z danymi GUS pod koniec 2020 r. w Polsce funkcjonowało:

• 1 700 000 osób na samozatrudnieniu;

• 739 000 firm zatrudniających od 2 do 9 osób;

• 128 298 podmiotów z liczbą pracowników od 10 do 49.

To właśnie dla nich wirtualne biura są niczym manna z nieba. Pozwalają zredukować wydatki i to co najmniej o kilka tysięcy złotych miesięcznie.

Zobacz ….

Koszty najmu

Aby prowadzić działalność, przedsiębiorcy mają do dyspozycji:

• stacjonarne pomieszczenia w mieszkaniach, obiektach komercyjnych lub biurowcach;

• coworking spaces, które sprawdzają przede wszystkim przy samozatrudnieniu, ale są jedynie miejscem pracy, a nie dają cennego adresu, pod którym może być zarejestrowana firma;

• wirtualne biuro.

Ceny za miejsca w biurowcach zwłaszcza w największych miastach utrzymują się na wysokim poziomie i nie wpłynął na nie nawet spadek zainteresowania w okresie pandemii.

Najdroższe są nadal w Warszawie, chociaż dzielnie dogania je także Poznań i Wrocław. W stolicy cena znacznie przekracza 100,00 zł za m². Taniej jest nieco w budynkach komercyjnych, gdzie opłata waha się od 50,00 do ponad 100 zł/ m². Jednak są to zazwyczaj jedynie wartości początkowe, do których należy jeszcze doliczyć m.in.:

• zużycie prądu;

• opłaty za wodę i ewentualnie gaz;

• koszty serwisu sprzątającego;

• wydatki na renowację oraz konserwację urządzeń i wnętrz.

Tymczasem wirtualne biuro ogranicza je do absolutnego minimum.

Wirtualne biuro – koszty utrzymania

W porównaniu do stacjonarnych pomieszczeń opłaty w tym przypadku można uznać wręcz za symboliczne. – W Gold Place mamy szeroką ofertę różnych rozwiązań – mówi Przemysław Boruch, właściciel warszawskiego wirtualnego biura i przestrzeni coworkingowej. – Każdy może dopasować usługę do własnych potrzeb, a także możliwości finansowych. Oferujemy zarówno wąski zakres z przypisaniem adresu do korespondencji i jej obsługą, jaki i bogaty pakiet, w który wchodzi szereg usług pomocniczych. W takich przypadkach koszty ustalane są indywidualnie, a ostateczna cena zależy także od warunków płatności.

Ta elastyczność jest największą zaletą takiego rozwiązania. .

Podstawowa wersja to wydatek zaczynający się od 199,00 zł, co pozwala obniżyć koszty utrzymania nawet o 99%.

W przypadku bardziej rozbudowanej współpracy, oszczędności wynieść mogą do kilkudziesięciu procent.

To jednak dopiero początek tego, co ma do zaoferowania biuro online.

Wirtualne biuro – zalety administracyjne

Bez wątpienia finanse są argumentem koronnym. Jednak to rozwiązanie ma szereg innych zalet, na które warto zwrócić uwagę.

Przede wszystkim rozwiązuje problemy już na etapie tworzenia firmy. Często osoby początkujące nie mają możliwości zarejestrować działalności w miejscu swojego pobytu. Tak dzieje się w przypadku młodych przedsiębiorców, którzy wynajmują mieszkanie, a właściciel nieruchomości nie wyraża zgody na rejestrację. Wirtualne biuro daje im adres, którym mogą się posługiwać i pod którym mogą zgłosić działalność do CEIDG lub KRS.

Z tej formy coraz częściej korzystają także osoby pracujące zdalnie poza granicami naszego kraju. Wraz z rozwojem działalności i rosnących wpływów pojawia się także konieczność zgłoszenia i uzyskania stałego adresu także jako fizycznego miejsca otrzymywania korespondencji.

Wyspecjalizowane biura online zaspokajają te potrzeby. Co więcej, w ofercie mają również pomoc w założeniu i zarejestrowaniu działalności. – Część formalności może być załatwiona bez konieczności wizyty w urzędach – mówi właściciel Gold Place. – Nasi pracownicy mogą zająć się tą częścią biurowej dokumentacji.

Po założeniu firmy, musi ona jeszcze funkcjonować.

Dlatego …

Wirtualne biuro – zalety organizacyjne

Profesjonalne biura online dbają także o organizacyjną i wizerunkową część swojej działalności. Oferują zatem miejsca w realnych, prestiżowych lokalizacjach, w których fizycznie znajduje się przestrzeń na spotkania i pracę.

Ich klienci mają możliwość skorzystania z coworking spaces, pomieszczeń biurowych, a także sal konferencyjnych. W zależności od warunków umowy są to usługi dodatkowo płatne lub wliczone w cenę. Coraz częściej w ramach abonamentu pojawia się dostępność np. sali konferencyjnej na określony czas (np. na 2-3 godziny). To dogodne rozwiązanie głównie dla małych, kilkuosobowych firm lub zespołów rozproszonych, które przewidują comiesięczne spotkania podsumowujące i koordynujące działalność.

To nie jedyna część organizacyjna, którą usprawniają wirtualne biura. Standardowa umowa bowiem zawiera także:

• obsługę tradycyjnej korespondencji również od instytucji typu urząd skarbowy, CEIDG, KRS oraz przesyłanie ich na wskazany adres;

• przypisany numer stacjonarny oraz obsługę połączeń – limit odbytych rozmów określa umowa, jednak zazwyczaj jest to na tyle duża liczba, że zaspokaja potrzeby najemców;

• obsługę ogólnej skrzynki mailowej z przekierowywaniem wiadomości na wskazany adres.

Wirtualne biuro – zalety wizerunkowe

Opinia o firmie jest składową wielu – mniejszych i większych – elementów. Poza terminowością i jakością usług na liście są jeszcze takie szczegóły, jak adres firmy oraz obsługa spotkań. Pierwsze wrażenie odgrywa tu kluczową rolę. – To braliśmy pod uwagę, wybierając na naszą siedzibę biurowiec w centrum Warszawy – mówi prezes Gold Place. – Al. Jana Pawła II to główna arteria miasta uznawana za najbardziej elegancką lokalizację dla firm. Kojarzona jest przez polskich przedsiębiorców i nawet jeśli trudno się do tego przyznać, robi wrażenie na większości z nich.

Profesjonalne, doświadczone wirtualne biura dbają także o wystrój. Ci najlepsi bowiem w tej samej cenie oferują w pełni urządzone sale konferencyjne i miejsca biurowe wyposażone w najnowszy sprzęt ułatwiający pracę i przeprowadzenie spotkań. W ich ofertę wchodzi również obsługa cateringowa. To drobnostka, ale jednak niezwykle cenny element budowania wizerunku.

Dlatego warto przed podpisaniem umowy odwiedzić różne lokalizacje, aby móc je realnie ocenić i porównać.

Zalety zaletami, ale przejdźmy teraz do formalności.

Umowa – prosta droga do własnej siedziby

Informatyzacja sprzyja przedsiębiorcom, a podpisanie umowy z wirtualnym biurem jest możliwe właściwie przez Internet. To rozwiązanie idealne w szczególności dla zespołów rozproszonych. Formalności są bezproblemowe i szybkie, a to oszczędza czas, co często jest istotnym elementem w biznesie. – Oczywiście każdy z usługodawców ma swoją formę – mówi Przemysław Boruch z Gold Place. – My akurat postawiliśmy na wersję online, gdyż zdajemy sobie sprawę, że wielu z naszych klientów nie ma możliwości do nas dotrzeć.

Wystarczy zatem wypełnić formularz na stronie i poczekać na kontakt telefoniczny. Po rozpoznaniu potrzeb i ustaleniu szczegółowych zapisów w umowie następuje przygotowanie dokumentu i jego podpisanie. Jest on wiążący, nawet jeśli wersja z podpisem przesyłana jest w formie elektronicznej. To duże ułatwienie w szczególności dla pracujących poza granicami kraju.

W przypadku gdy firma nie jest jeszcze zarejestrowana np. w wyniku braku adresu, wówczas formularz można wypełnić częściowo. – W Gold Place w tym momencie przypisujemy adres firmie i przyszły przedsiębiorca może zakończyć rejestrację. Po otrzymaniu NIP i Regon powinien uzupełnić formularz, a następnie zakończyć procedurę podpisania umowy. Dopiero wtedy będziemy mogli otrzymywać i obsługiwać korespondencję i świadczyć inne usług – wyjaśnia prezes biura.

Jednak, jak wiadomo diabeł tkwi w szczegółach.

Najważniejsze zapisy w umowie

Jeśli myślisz właśnie o skorzystania z tej formy, zachęcamy do zwrócenia uwagi na detale umowy, które decydują nie tylko o jakości, ale także o Twoim komforcie jako najemcy.

Odszkodowanie za niewypełnienie warunków umowy

Profesjonalne biura nie boją się odpowiedzialności za swoje działanie. Kary finansowe dotyczą np. nieterminowego przesłania korespondencji urzędowej, co może mieć szereg konsekwencji. Taki zapis daje Ci gwarancję, że właściciel podejdzie do swoich zadań z dokładnością;

Czas wypowiedzenia umowy

Podobnie, jak w poprzednim punkcie, ci którzy świadczą usługi na wysokim poziomie, nie boją się konkurencji i nie przywiązują do siebie klientów. Obecnie standardem są 1-3-miesięczne okresy wypowiedzenia, jednak zdarzają się też tacy, którzy akceptuję rezygnację z dniem natychmiastowym.

Wysokość opłat za usługi dodatkowe poza pakietem

Doskonale widać to na przykładzie sal konferencyjnych. Jak pisaliśmy, wiele wirtualnych biur w ramach abonamentu udostępnia również te pomieszczenia na określą ilość godzin w miesiącu. Warto zwrócić uwagę, jaka to liczba i czy nam starczy. Jednak należy także upewnić się, jakie są koszty najmu po wykorzystaniu limitu. Niektórzy mają specjalne zniżki dla swoich stałych klientów, co pozwala zminimalizować niespodziewane wydatki związane z koniecznością organizacji dłuższych spotkań.

Okres próbny

Zdecydowanie nie jest to standardem. Tylko nieliczni dają możliwość przetestowania swoich usług przynajmniej przez pierwsze 30 dni. To doskonała opcja dla tych, którzy dopiero sprawdzają, czy jest to forma dla nich lub są po prostu wymagający i chcą zweryfikować usługobiorcę.

Zniżki w przypadku płatności z góry za długi najem

To praktyka, która nadal stosowana jest dość niechętnie, dlatego warto poszukać usługodawcy, który się nie boi takich rozwiązań. To korzyść obopólna, gdyż pewnie jako firma wynajmująca chcesz stałego adresu i myślisz o długoletniej współpracy. Zmiany w tak newralgicznych elementach, jak adres siedziby firmy są problematyczne i wiążą się ze sporą papierologią. Tobie zależy. Wynajmującemu też powinno, a o jego dobrej woli świadczą zniżki. Obecnie można spotkać promocję na 5-10%, chociaż największe firmy oferują nawet 20% mniej od standardowego kosztu miesięcznego. Warto więc się temu przyjrzeć.

Dla kogo wirtualne biuro

Internetowa siedziba jest doskonałą alternatywą właściwie dla każdej firmy, która nie wymaga hal produkcyjnych lub magazynowych, a prace biurowe zaangażowania większej liczby pracowników. Polecane są w szczególności

• firmom usługowym z sektora MŚP;

• przedsiębiorcom z sektora IT;

• osobom prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą;

• startupom;

• zespołom zdalnym;

• fundacjom i stowarzyszeniom opartych o pracę w systemie rozproszonym.

To też świetna alternatywa dla dużych przedsiębiorstw, zatrudniających powyżej 50 osób. Coraz częściej to oni właśnie sięgają po rozwiązania typu wirtualne biura, nie tylko ze względów finansowych i administracyjnych. Jednak mierzą się oni z innymi wyzwaniami, dlatego już wkrótce poświęcimy im osobny artykuł.

Zainteresowani? Rozejrzyjcie się i wybierzcie miejsce na swoją firmę.

Oskar Grochowalski – Założyciel Zdalnego Ninjy

Dlaczego?

Dostaliśmy razem z miejscem przy biurku pakiet usług dodatkowych (odbiór korespondencji, skanowanie poczty i jej wysyłanie na wskazany adres, dostęp do sali konferencyjnej i dedykowany numer telefonu), lokalizację w samym sercu stolicy, wsparcie księgowe i to, co dla nas niezwykle istotne – dostęp do profesjonalnych sal konferencyjnych. Pracujemy w systemie w 100% rozproszonym, a takie miejsce było nam potrzebne do spotkań z klientami i przeprowadzania szkoleń, które są integralną częścią naszej działalności.

Miejsce polecamy, przetestowane długoterminowo.

Model pracy każdego z Was – cyfrowych nomadów/mikroprzedsiębiorców/managerów zespołów zdalnych jest inny, więc po prostu zadzwońcie lub napiszcie maila, a oni przygotują Wam ofertę.